รอบออกบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร

รอบออกบิล คือชุดงานของการออกบิลหนึ่งเดือน ส่วน ใบแจ้งหนี้ คือยอดที่เรียกเก็บจากผู้เช่าในงวดนั้น โดยระบบผูกใบแจ้งหนี้ไว้กับสัญญาที่ใช้เรียกเก็บ รอบเป็นตัวจัดงาน ใบแจ้งหนี้เป็นตัวเงินที่ผู้เช่าต้องจ่าย

ภาพรวมแบบสั้น

	รอบออกบิล	ใบแจ้งหนี้
คืออะไร	ชุดงานของเดือนหนึ่ง รวมห้องและสัญญาที่ต้องออกบิล	ยอดที่เรียกเก็บจากผู้เช่าในงวดนั้น ผูกกับสัญญาที่ใช้เรียกเก็บ
ทำอะไรในนั้น	เลือกสัญญาที่เข้ารอบ จดมิเตอร์ ตรวจ และ ตรวจสอบและออกบิล	มีรายการค่าเช่า น้ำ ไฟ บริการ ยอดรวม วันครบกำหนด
มีกี่อัน	หนึ่งเดือนอาจมีหลายรอบ เช่น แยกตามวันตัดรอบ	หนึ่งรอบมีได้หลายใบ ปกติห้องละหนึ่งใบ
มีสถานะของตัวเอง	ใช่ เช่น ขั้นจดมิเตอร์ ตรวจสอบและออกบิล ออกบิลแล้ว	ใช่ ต่างกันได้ทีละใบ เช่น รอออกบิล รอชำระ เกินกำหนด ชำระแล้ว ยกเลิก

ตัวอย่างสมมติ: รอบออกบิลเดือนกันยายนมี 20 ห้อง จึงมีใบแจ้งหนี้ 20 ใบ ห้องละหนึ่งใบ ห้องหนึ่งชำระแล้ว อีกห้องเกินกำหนด และอีกห้องต้องแก้ยอด ทุกใบอยู่ในรอบเดียวกันแต่มีสถานะของตัวเอง

รอบทำหน้าที่อะไร

รอบพาใบแจ้งหนี้ผ่านลำดับงานเดียวกัน คือเก็บสัญญาที่เข้าเกณฑ์ จดมิเตอร์เมื่อจำเป็น ตรวจใบฉบับร่าง แล้วออกใบ ดูรายละเอียดที่ สร้างรอบบิลใหม่ และ ตรวจสอบและออกใบแจ้งหนี้ ในหน้า รอบออกบิล แต่ละรอบสรุปสถานะของใบไว้ เช่น ชำระแล้ว รอชำระ เกินกำหนด รอออกบิล ต้องออกบิลใหม่ และ ยกเลิก

รอบทดสอบ (สร้างรอบทดสอบ) ทำงานเหมือนรอบจริงแต่ใบของรอบทดสอบรับชำระไม่ได้ ตัวอย่างในหน้านี้หมายถึงรอบจริง

ใบแจ้งหนี้มีชีวิตของตัวเอง

ใบแจ้งหนี้เริ่มเป็นฉบับร่าง เมื่อออกบิลแล้วกลายเป็นบันทึกการเรียกเก็บที่เก็บเป็นประวัติ ผู้เช่าชำระ ค้างชำระ หรือเกินกำหนดได้เป็นรายใบ การออกบิลหรือส่งใบไม่ได้แปลว่าผู้เช่าจ่ายแล้ว

รอบเสร็จแล้ว ไม่ได้แปลว่าแก้ใบไม่ได้อีก

เมื่อรอบออกบิลแล้ว รอบไม่ใช่สิ่งที่แก้ทั้งก้อน แต่ใบแต่ละใบแก้ได้ที่ระดับใบ โดยไม่แก้ใบเดิมทับ ให้ยกเลิกใบเดิมแล้วสร้างฉบับทดแทน ใบเดิมยังอยู่ในประวัติ ทำได้ตาม วิธีแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว การแก้ใบหนึ่งไม่กระทบใบอื่นในรอบเดียวกัน

เมื่อรอบ ยืนยันรายการในรอบ แล้ว จะเพิ่มสัญญาใหม่เข้ารอบนั้นไม่ได้ แต่ไม่ได้ทำให้แก้ไขใบที่ออกแล้วไม่ได้

เลือกให้ถูกระดับ

ต้องการ	ไปที่
เพิ่มห้องที่ยังไม่เข้ารอบ หรือหาว่าทำไมห้องไม่เข้ารอบ	รอบและห้องที่ไม่เข้ารอบ
ตรวจ ยืนยัน และออกใบของรอบนี้	ตรวจสอบและออกใบแจ้งหนี้
ยอดหรือรายการของใบที่ออกแล้วผิด	แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว
เลขมิเตอร์ในใบที่ออกแล้วผิด	แก้เลขมิเตอร์หลังออกบิล
ใบชำระแล้ว ค้างชำระ หรือรอตรวจ	ดูบิลเกินกำหนดและยอดค้าง

ถ้าต่อสัญญากลางเดือน

ถ้าสัญญาเดิมสิ้นสุดและสัญญาใหม่เริ่มในเดือนเดียวกัน ระบบสามารถออกใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวให้สัญญาใหม่ได้ เมื่อเป็นการต่อสัญญาต่อเนื่องและเงื่อนไขเรียกเก็บไม่เปลี่ยน

ถ้าสัญญาใหม่ยังไม่ถึงวันเริ่ม ห้องนั้นจะรอจนกว่าจะรับช่วงสัญญาใหม่ แล้วจึงเพิ่มเข้ารอบได้

หากไม่เข้าเงื่อนไข ระบบจะไม่สร้างบิลอัตโนมัติให้ห้องนั้น เพื่อป้องกันการเรียกค่าเช่าเต็มเดือนซ้ำสองครั้ง ห้องอื่นในรอบยังออกบิลได้ตามปกติ ดูเงื่อนไขทั้งหมดที่ วิธีต่อสัญญา