บิลและการแจ้งเตือนผ่าน LINE ทำงานอย่างไร

PakPak ส่งข้อความ LINE ให้ผู้เช่าอัตโนมัติตามเหตุการณ์ เมื่อผู้เช่าได้ เชื่อม LINE แล้ว หน้า ประวัติการส่งข้อความ ใช้ดูว่าระบบส่งอะไรไปแล้วบ้าง ผลเป็นอย่างไร และสั่งส่งใหม่ได้เมื่อมีรายการไม่สำเร็จ การแจ้งเตือนบิลของแต่ละรอบเกิดพร้อมการออกบิลในหน้าออกบิลเอง ดูใน วิธีตรวจสอบและออกใบแจ้งหนี้ ส่วนหน้านี้อธิบายระบบแจ้งเตือนทั้งหมด

ระบบส่งอะไรให้ผู้เช่าบ้าง

• บิลใหม่ — เมื่อออกใบแจ้งหนี้จากรอบบิล ผู้เช่าของห้องที่ส่งได้ได้รับบิลพร้อมยอดในรูปแบบการ์ดข้อความ
• ผลตรวจสลิป อนุมัติ — เมื่อคุณยืนยันการชำระเงิน ผู้เช่าได้รับข้อความว่าชำระได้รับการยืนยันแล้ว
• ผลตรวจสลิป ไม่ผ่าน — เมื่อปฏิเสธการชำระเงิน ผู้เช่าได้รับข้อความให้ส่งสลิปใหม่
• อัปเดตงานแจ้งซ่อม — เมื่อสถานะงานแจ้งซ่อมที่ผู้เช่าเป็นคนแจ้งเปลี่ยน ผู้เช่าได้รับข้อความแจ้งผล

ระบบแจ้งเตือนเหล่านี้ส่งเองหลังเหตุการณ์เกิด ไม่ต้องกดส่งเองทีละคน

LINE เป็นช่องทางเสริมรายผู้เช่า ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของการออกบิล การออกใบแจ้งหนี้สำเร็จเสมอโดยไม่ขึ้นกับ LINE ผู้เช่าที่ไม่ได้เชื่อม LINE เป็นเรื่องปกติ ไม่มีข้อความแจ้งเตือนผิดพลาดและไม่มีรายการในประวัติการส่งข้อความ ในรอบเดียวกันที่ผู้เช่าบางห้องมี LINE บางห้องไม่มี ระบบเข้าคิว LINE เฉพาะห้องที่ส่งได้ เป็นเรื่องปกติเช่นกัน

สำคัญ: ปัจจุบันยังไม่มีการแจ้งเตือนบิลค้างชำระหรือตัวเตือนก่อนครบกำหนดอัตโนมัติ การตามบิลค้างให้ดูจากหน้า บิลเกินกำหนดและยอดค้าง แล้วติดต่อผู้เช่าเอง

อ่านสถานะการส่ง

แต่ละรายการใน ประวัติการส่งข้อความ มีสถานะให้อ่าน

• รอส่ง และ กำลังส่ง — อยู่ในระหว่างส่ง รอสักครู่
• ส่งสำเร็จ — LINE รับข้อความไปแล้ว หน้าจอระบุชัดว่าไม่ได้รับประกันว่าผู้รับเห็น เพราะการเปิดอ่านอยู่นอกระบบ
• ล้มเหลว — ส่งไม่ได้ในครั้งนั้น เช่น ระบบเชื่อมต่อกับ LINE ไม่สำเร็จ รายการนี้สั่งส่งซ้ำได้
• ข้าม — ระบบไม่ส่งให้ผู้รับคนนั้น เช่น ผู้เช่าเลิกติดตามบัญชี LINE ของหอ หรือบัญชี LINE นั้นเชื่อมกับช่องทางอื่น เมื่อผู้เช่ากลับมาเป็นเพื่อนกับบัญชี LINE ของหอแล้ว รายการนี้สั่งส่งซ้ำได้
• ผลส่งไม่แน่นอน — ระบบไม่ทราบผลแน่ชัดว่าถึงมือผู้รับหรือไม่ ให้ยืนยันกับผู้เช่าตรง ๆ ว่าได้รับข้อความหรือไม่ ก่อนตัดสินใจส่งซ้ำ
• หยุดส่งอย่างปลอดภัย — ระบบหยุดส่งรายการนี้เพื่อไม่ให้เกิดข้อความซ้ำหรือคลาดเคลื่อน เช่น ใบที่เกี่ยวข้องถูกยกเลิกไปแล้ว
• ยกเลิกแล้ว — รายการถูกยกเลิก ไม่ถูกส่ง

ส่วนบนของหน้าแสดง สรุปเดือนนี้ ว่าส่งสำเร็จและล้มเหลวกี่รายการ

ส่ง LINE ภายหลังออกบิล

• ผู้เช่าเพิ่งเชื่อม LINE หลังออกบิล — หน้ารอบบิลแสดง ส่ง LINE ที่ยังไม่ได้ส่ง ส่งให้เฉพาะห้องที่ส่งได้และยังไม่มีประวัติการส่ง ใช้ได้แม้รอบจะเสร็จสมบูรณ์แล้ว และไม่ออกบิลหรือส่งซ้ำให้ห้องที่เคยส่ง
• รายใบ — ในรายละเอียดใบมีปุ่ม ส่ง LINE (ยังไม่เคยส่ง) ลองส่งอีกครั้ง (ส่งไม่สำเร็จหรือยืนยันผลไม่ได้) และ ส่งอีกครั้ง (หลังส่งแล้ว ใช้เมื่อผู้เช่าบอกว่าไม่ได้รับ) ระหว่าง รอส่ง / กำลังส่ง จะไม่มีปุ่ม
• ป้าย LINE · … ที่แถวห้องในหน้ารอบบิลบอกผลล่าสุดของใบนั้น ห้องที่ไม่มีป้ายคือไม่มีประวัติการส่ง

สั่งส่งใหม่เมื่อมีรายการไม่สำเร็จ

เปิดรายการใน ประวัติการส่งข้อความ แล้วกดปุ่ม ส่งซ้ำรายการล้มเหลว ระบบจะลองส่งซ้ำเฉพาะรายการที่ล้มเหลวหรือถูกข้าม ไม่ส่งซ้ำให้คนที่ได้รับแล้ว ก่อนส่งใหม่ให้ตรวจสาเหตุที่แสดงอยู่ เช่น ถ้าผู้เช่าถูกข้ามเพราะยังไม่ได้เป็นเพื่อนกับบัญชี LINE ของหอหรือเลิกติดตามแล้ว ต้องให้ผู้เช่ากลับมาเป็นเพื่อนกับบัญชีนั้นก่อนจึงจะส่งได้

เงื่อนไขที่มีผลต่อการส่ง

• ผู้เช่าต้องเชื่อม LINE แล้ว ระบบจึงมีผู้รับให้ส่งถึง ผู้เช่าที่ไม่ได้เชื่อมไม่ถือว่าส่งล้มเหลว
• ฟีเจอร์แจ้งเตือน LINE เปิดใช้ตามแพ็กเกจของหอ ดูแพ็กเกจปัจจุบันได้ที่หน้า แพ็กเกจ ในเมนูตั้งค่า ถ้าแพ็กเกจหมดอายุ การส่งจะไม่ทำงานจนกว่าจะต่ออายุ
• บิลจากรอบประเภททดสอบส่งออกด้วยรูปแบบข้อความระบุชัดว่าเป็นบิลทดสอบ รับชำระไม่ได้
• องค์กรอาจมีจำนวนข้อความต่อเดือนกำหนดไว้ หน้าสรุปจะโชว์จำนวนที่ใช้ไปแล้ว ถ้าใช้ครบโควตา ข้อความแจ้งเตือนจะถูกข้ามไป แต่ตัวงานหลัก เช่น การออกบิลของรอบหรือการยืนยันการชำระเงิน ยังทำสำเร็จตามปกติ ข้อความที่ถูกข้ามเพราะโควตาไม่ปรากฏในประวัติการส่งข้อความและไม่ถูกส่งซ้ำเอง เมื่อเข้าเดือนถัดไปโควตากลับมาใช้ได้ ให้ส่งแจ้งเตือนใหม่จากหน้าของงานนั้น เช่น ส่ง LINE ซ้ำจากหน้าใบแจ้งหนี้หรือใช้ ส่ง LINE ที่ยังไม่ได้ส่ง ในรอบบิล สำหรับประเภทอื่นที่ไม่มีปุ่มส่งใหม่ ให้ติดต่อทีมงาน PakPak

ถ้าทำไม่ได้

• ไม่เห็นหน้า ประวัติการส่งข้อความ ให้ตรวจว่าสาขาและแพ็กเกจของหอรวมฟีเจอร์แจ้งเตือนหรือไม่
• ผู้เช่าบอกว่าไม่ได้รับข้อความ ให้ไปตามขั้นตอนใน ผู้เช่าไม่ได้รับข้อความ LINE แก้อย่างไร