วิธีสรุป หัก และคืนเงินประกัน

หลัง ปิดสัญญา แล้ว เจ้าของกิจการ หรือ ผู้จัดการหอพัก จึงเริ่มสรุปเงินประกันได้ ให้ตรวจ ยอดเงินประกันที่ถืออยู่ และประวัติเงินประกันในรายละเอียดสัญญาก่อน ยอดตามสัญญาเป็นยอดที่ตกลงกัน ไม่ใช่ยอดที่นำไปหักหรือคืนได้

สรุปรายการที่จะหัก

1. เปิด จัดการสัญญา เลือกสัญญาที่ปิดแล้ว แล้วไปที่ สรุปและคืนเงินประกัน เลือก เริ่มสรุปเงินประกัน
2. หากต้องหัก ให้เพิ่มรายการตามจริง: หักชำระบิล โดยเลือกใบแจ้งหนี้ของสัญญาที่ค้างอยู่ หรือ ความเสียหาย, ทำความสะอาด, อื่น ๆ พร้อมยอดและเหตุผล ตรวจหลักฐานและยอดรวม หากรายการยังเป็นร่างสามารถลบและกรอกใหม่ได้
3. ตรวจว่ายอดหักรวมไม่เกินเงินประกันที่ถืออยู่ แล้วเลือก ยืนยันการสรุป ตรวจยอดคงเหลือและประวัติเงินประกันหลังยืนยัน

หากมีรายการชำระเงินของสัญญานี้ รอตรวจสอบ ยังเตรียมรายการสรุปได้ แต่ยืนยันการสรุปหรือบันทึกคืนเงินประกันไม่ได้ PakPak จะแสดงรายการที่รอตรวจ ให้ ตรวจรายการชำระเงิน และอนุมัติหรือปฏิเสธก่อน แล้วเปิดยอดเงินประกันและรายการล่าสุดอีกครั้งก่อนทำต่อ

การหักชำระบิลทำได้บางส่วนตามยอดค้างที่ยังรับชำระได้ และทำให้ยอดค้างใบแจ้งหนี้ลดลง การนำเงินประกันที่ถืออยู่ไปใช้เป็นการใช้เงินเดิม ไม่ใช่การรับเงินสดหรือเงินโอนใหม่ รายการหักค่าใช้จ่ายอื่นจะลดเงินประกันที่ถืออยู่ แต่ไม่ใช่การชำระใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

บันทึกยอดที่คืนจริง

เมื่อสรุปแล้วและได้จ่ายคืนจริง ให้กรอก จำนวนเงินคืน, วันที่จ่ายคืน, วิธีจ่าย, เลขอ้างอิงถ้ามี และเหตุผล แล้วเลือก บันทึกการคืนเงิน คืนบางส่วนได้ แต่ไม่เกินยอดคงเหลือ ตรวจประวัติและยอดหลังบันทึก PakPak บันทึกการคืนเงินตามที่ผู้ทำรายการระบุ; ปุ่มนี้ไม่ได้สั่งโอนเงินผ่านธนาคารให้ผู้เช่า

การคืนเงินตรงนี้ใช้หลังสรุปเงินประกันเมื่อสัญญาจบเท่านั้น ส่วนต่างที่คืนตอน ย้ายห้อง บันทึกตอนยืนยันย้ายห้อง ไม่ต้องผ่านการสรุป และไม่ต้องบันทึกซ้ำที่นี่

ระวัง: ตรวจยอดถืออยู่ → ยอดที่หัก/นำไปใช้ → ยอดที่คืน → ยอดคงเหลือก่อนยืนยัน อย่าบันทึกคืนเงินก่อนจ่ายจริงหรือแก้ประวัติเดิมเพื่อให้ยอดตรง หากผลคำสั่งไม่ชัดหรือมีผู้ใช้คนอื่นทำรายการ ให้โหลดประวัติและยอดล่าสุดก่อนทำซ้ำ

หากเริ่มสรุปไม่ได้ ให้ตรวจว่าสัญญาปิดแล้ว หากยืนยันไม่ได้ ให้ตรวจยอดถืออยู่ รายการหัก และใบที่เลือกใหม่ หาก ใบสุดท้าย ยังมีรายการที่ต้องจัดการ ให้ตรวจใบก่อนสรุป