วิธีย้ายห้องผู้เช่าที่กำลังพัก

ใช้กับผู้เช่าที่ อยู่ปัจจุบัน และจะย้ายไปห้องอื่นในสาขาเดียวกัน เจ้าของกิจการ หรือ ผู้จัดการหอพัก เป็นผู้ทำรายการ หากยังไม่เข้าพัก ให้ใช้ เปลี่ยนห้องก่อนเข้าพัก

เตรียมย้ายห้อง

1. เปิด จัดการผู้เช่า แล้วเลือก ย้ายห้อง จากเมนูของผู้เช่าที่ อยู่ปัจจุบัน
2. เลือกห้องว่างปลายทางและวันที่ย้าย ตรวจค่าเช่าห้องใหม่และเงินประกันตามสัญญาใหม่
3. ระบุเหตุผลได้ถ้าต้องการ แล้วเลือก เตรียมย้ายห้อง

ห้องใหม่ถูกกันไว้ด้วยสัญญา กำลังจะเข้า ผู้เช่ายังพักในห้องเดิมจนกว่าจะยืนยันย้าย หากเปลี่ยนใจ ให้เลือก ยกเลิกการย้ายห้อง ก่อนยืนยัน ระหว่างเตรียมย้ายจะแจ้งย้ายออกจากสัญญาเดิมไม่ได้

เลือกวันที่ย้าย

• สัญญาที่ตั้ง รอบบิลแบบคิดตามวัน ย้ายได้ทุกวันที่อยู่ในสัญญาเดิม สัญญาใหม่ใช้รอบบิลเดียวกัน ค่าเช่าช่วงสุดท้ายของห้องเดิมและช่วงแรกของห้องใหม่คิดตามจำนวนวัน
• สัญญาที่ออกบิล รายเดือนเต็มเดือน และยังไม่ตั้งรอบบิล เลือกย้ายได้เฉพาะ วันที่ 1 ของเดือน เพื่อไม่ให้เรียกค่าเช่าเต็มเดือนทั้งสองห้องซ้ำกัน

ยืนยันย้ายห้อง

1. เมื่อถึงวันที่เตรียมไว้ เปิดเมนูผู้เช่าแล้วเลือก ยืนยันย้ายห้อง
2. กรอก มิเตอร์สุดท้ายของห้องเดิม ตามที่สัญญากำหนด และ มิเตอร์เริ่มต้นของห้องใหม่ ถ้ามี (ไม่บังคับ)
3. ถ้าหน้ายืนยันแสดง จัดการส่วนต่าง ให้เลือกวิธีจัดการเงินประกันส่วนเกินตามหัวข้อ เมื่อเงินประกันที่ถืออยู่มากกว่าสัญญาใหม่ ด้านล่าง
4. เลือก ยืนยันย้ายห้อง แล้วตรวจห้องใหม่ในตารางผู้เช่า

ผลหลังทำ

• ผู้เช่ายังเป็น อยู่ปัจจุบัน สัญญาใหม่เริ่มใช้งานและห้องใหม่เป็น มีผู้เช่า
• บันทึกวันออกจริงของห้องเดิมเป็นวันก่อนวันที่ย้าย พร้อมมิเตอร์สุดท้าย และห้องเดิมเป็น รอทำความสะอาด
• สัญญาเดิมยังรอออกบิลสุดท้ายและปิดสัญญา

เรื่องเงินและบิลห้องเดิม

เงินประกันและค่าเช่าล่วงหน้าที่ถืออยู่โอนไปสัญญาใหม่ เป็นเงินเดิมที่หอพักถืออยู่ ไม่ใช่เงินรับใหม่ และไม่ต้องบันทึกรับซ้ำ เงินประกันโอนไปทั้งก้อนเสมอ ไม่โอนเป็นบางส่วน

เงินประกันตามสัญญา กับ เงินประกันที่ถืออยู่ เป็นคนละยอด ยอดตามสัญญาคือยอดที่ตกลงกัน การเปลี่ยนยอดตามสัญญาไม่ได้แปลว่ามีเงินเข้าหรือออก เงินที่ถืออยู่คือยอดที่ระบบบันทึกว่ายังถืออยู่ในปัจจุบันจากประวัติการรับ โอน หัก และคืนเงิน

เมื่อเงินประกันที่ถืออยู่มากกว่าสัญญาใหม่

ตัวอย่าง: ถืออยู่ 10,000 บาท สัญญาใหม่กำหนด 8,000 บาท ส่วนต่าง 2,000 บาท ตอนยืนยันย้ายห้อง ระบบแสดงยอดทั้งสามและให้ เจ้าของกิจการ หรือ ผู้จัดการหอพัก เลือกเอง โดยไม่เลือกให้ล่วงหน้า และต้องระบุเหตุผล

ตัวเลือก	ผลในประวัติเงินประกัน	เงินที่ถืออยู่หลังย้าย
คืนส่วนต่างให้ผู้เช่า	สัญญาเดิม โอนออก 10,000 → สัญญาใหม่ รับโอน 10,000 แล้วบันทึก คืนเงิน 2,000	8,000 ตรงกับสัญญา
ถือเงินไว้ต่อ	สัญญาเดิม โอนออก 10,000 → สัญญาใหม่ รับโอน 10,000 ไม่มีรายการคืน	10,000 สูงกว่าสัญญา 2,000

• คืนส่วนต่าง ใช้บันทึกว่า จ่ายเงินคืนผู้เช่าจริงแล้ว ให้ระบุวันที่จ่ายจริง (ไม่เกินวันนี้) วิธีจ่าย เงินสด โอนเงิน หรือ QR เลขอ้างอิงถ้ามี และเหตุผล แล้วติ๊กยืนยันว่าจ่ายแล้ว ยอดคืนเท่ากับส่วนต่างเสมอและแก้เองไม่ได้ ระบบไม่ได้โอนเงินให้ผู้เช่า ต้องจ่ายคืนนอกระบบก่อนบันทึก
• ถือเงินไว้ต่อ ใช้เมื่อตั้งใจให้หอพักถือเงินส่วนเกินต่อ ต้องระบุเหตุผลและติ๊กรับทราบว่าเงินที่ถืออยู่จะสูงกว่าสัญญา หลังย้ายจะไม่ถือเป็นข้อผิดพลาด แต่หน้าเงินประกันของสัญญาใหม่จะแสดง ตามสัญญา, ยอดเงินประกันที่ถืออยู่ และ เกินตามสัญญา พร้อมเหตุผลที่ถือไว้
• การโอนเงินประกันทั้งก้อนไม่ใช่เงินรับใหม่ ส่วนการคืนเป็นเงินที่จ่ายออกจริงและบันทึกเป็นรายการคืนเงินของสัญญาใหม่
• ถ้าในระหว่างที่เปิดหน้ายืนยัน ยอดที่ถืออยู่หรือยอดตามสัญญาใหม่เปลี่ยน ระบบปฏิเสธและไม่ย้ายห้อง ให้โหลดหน้าใหม่แล้วตรวจยอดอีกครั้ง

หลังย้าย ให้ ออกบิลสุดท้าย ของห้องเดิม จากนั้นเลือก ออกบิลสุดท้าย / ปิดสัญญาห้องเดิม ในเมนูผู้เช่า แล้วทำตาม วิธีปิดสัญญา

ถ้าทำไม่ได้

อาการ	ทำอย่างไร
ยังไม่ถึงวันที่ย้าย	รอถึงวันที่เตรียมไว้ แล้วกลับมา ยืนยันย้ายห้อง
มีรายการชำระรอตรวจสอบ	ตรวจและจัดการรายการชำระก่อนลองใหม่
มีใบแจ้งหนี้ห้องเดิมครอบคลุมหลังวันย้าย	ตรวจใบที่เกี่ยวข้อง และ แก้ไขใบแจ้งหนี้ ตามช่วงที่ถูกต้อง
ระบบให้เลือกจัดการส่วนต่างเงินประกัน	เลือก คืนส่วนต่างให้ผู้เช่า หรือ ถือเงินไว้ต่อ พร้อมเหตุผล ระบบไม่เลือกให้
ยอดเงินประกันเปลี่ยนระหว่างเปิดหน้ากับกดยืนยัน	โหลดข้อมูลใหม่ ตรวจยอดแล้วยืนยันอีกครั้ง ถ้าจ่ายเงินคืนผู้เช่าไปแล้ว ห้ามจ่ายซ้ำ ให้โหลดข้อมูลใหม่เพื่อตรวจว่ารายการย้ายถูกบันทึกสำเร็จหรือไม่ หากยังไม่สำเร็จและระบบไม่ยอมรับยอดเดิม ให้เก็บหลักฐานการจ่ายคืนไว้และตรวจสอบรายการการเงินก่อนดำเนินการต่อ
สัญญาใหม่มีเงินประกันที่รับไว้แล้ว	ตรวจประวัติเงินประกันของสัญญาใหม่ ถ้ารับไว้ผิดให้ยกเลิกรายการนั้นก่อน
มีการแจ้งออกหรือสัญญาต่ออายุรออยู่	ตรวจและจัดการรายการเดิมก่อนเตรียมย้าย
ห้องปลายทางไม่ว่างแล้ว	โหลดข้อมูลล่าสุดแล้วเลือกห้องว่างอื่น

หากยืนยันไม่สำเร็จ ห้อง สัญญา และเงินในระบบยังไม่เปลี่ยน ให้ตรวจสาเหตุที่แสดงก่อนทำซ้ำ ถ้าหน้าจอค้างหลังกดยืนยัน ให้โหลดหน้าใหม่เพื่อดูว่าบันทึกสำเร็จหรือยัง และอย่าจ่ายเงินคืนซ้ำ อย่าใช้ ยืนยันเข้าพัก กับสัญญาที่เตรียมไว้สำหรับย้ายห้อง