วิธีจัดการเงินจองก่อนทำสัญญา

เงินจองมีสามยอดที่ต้องแยกกัน:

คำที่ใช้	ความหมาย
ยอดเงินจองที่ตกลง	จำนวนที่ตกลงกับผู้จอง ใช้ติดตามการรับเงิน การกรอกยอดนี้ยังไม่ใช่การรับเงินจริง
เงินจองที่รับจริง	เงินที่หอพักได้รับและบันทึกรับแล้ว หากยกเลิกรายการรับ ให้ดูยอดรับสุทธิหลังย้อนรายการ
ยอดเงินจองที่ถืออยู่	เงินที่รับแล้วและยังไม่ได้คืน ริบ หรือโอนเข้าสัญญา เป็นยอดที่ต้องจัดการต่อ

การจองห้องไม่ออกใบแจ้งหนี้ เงินจองที่รับจริงจึงบันทึกแยกจากการรับชำระใบแจ้งหนี้ เงินประกัน และค่าเช่าล่วงหน้า

บันทึกเงินจองที่รับจริง

1. เปิดเมนู เงินจอง จากห้องที่จองหรือแถวผู้เช่า
2. กรอก ยอดเงินจองที่ตกลง ได้เพื่อใช้ติดตาม
3. หลังได้รับเงินจริง เลือก รับเงินจอง กรอกจำนวนเงิน วันที่รับ วิธีชำระ และอ้างอิง วันที่รับต้องไม่เกินวันนี้ แล้วบันทึก
4. เลือก พิมพ์ใบรับเงิน จากรายการเคลื่อนไหวหากต้องการหลักฐาน

เจ้าหน้าที่หอพักบันทึกรับเงินจองได้เมื่อสาขายังมีสิทธิ์ใช้งาน ใบรับเงินแต่ละครั้งมีเลขของสาขา และเก็บชื่อผู้จ่ายกับห้องตามวันรับเงินไว้ แม้แก้ชื่อหรือเปลี่ยนห้องภายหลัง

อ่านสถานะการรับเงิน

รับเงินครบ เทียบเงินจองที่รับจริงสุทธิกับยอดเงินจองที่ตกลง ส่วน ถือเงินจองอยู่ แสดงว่ายังมียอดเงินจองที่ถืออยู่ต้องจัดการ เช่น รับครบ 3,000 บาทแล้วคืนทั้งหมด สถานะยังเป็นรับเงินครบ แต่ยอดเงินจองที่ถืออยู่เป็นศูนย์

ถ้าบันทึกรับผิด

ให้ผู้จัดการหอพักหรือเจ้าของกิจการยกเลิกใบรับเงินพร้อมเหตุผล เมื่อยอดเงินจองที่ถืออยู่ยังพอให้ย้อนรายการ ประวัติเดิมไม่ถูกลบ อย่าบันทึกคืนเงินเพื่อแก้รายการรับที่ไม่เคยได้รับจริง

คืนหรือริบหลังปล่อยห้อง

การ ยกเลิกการจอง หรือ ไม่มาตามนัด ปล่อยห้องได้แม้ยังมียอดเงินจองที่ถืออยู่ หรือสิทธิ์ใช้งานหมดอายุ เงินไม่ถูกคืนหรือริบให้อัตโนมัติ

1. ให้ผู้จัดการหอพักหรือเจ้าของกิจการเปิด เงินจอง หรือ เงินจองและยอดค้างจัดการ จาก ตรวจสอบการชำระเงิน
2. เลือก คืนเงิน หรือ ริบเป็นรายได้อื่น ตามข้อตกลง พร้อมเหตุผล
3. หากคืนเงินจริง ให้บันทึกวันที่และช่องทางตามที่จ่ายคืน แล้วตรวจยอดเงินจองที่ถืออยู่หลังทำรายการ

นำเงินจองเข้าสัญญา

ตอน สร้างสัญญาจากการจอง ต้องจัดสรรยอดเงินจองที่ถืออยู่ให้ครบ:

• ระบุส่วนที่จะนำไปเป็นเงินประกัน
• ระบุส่วนที่จะนำไปเป็นค่าเช่าล่วงหน้า
• บันทึกคืนส่วนที่เหลือพร้อมเหตุผล

เงินที่นำเข้าสัญญาเป็นเงินเดิมที่หอพักถืออยู่ ไม่ต้องบันทึกรับเงินประกันหรือค่าเช่าล่วงหน้าซ้ำ การโอนเข้าค่าเช่าล่วงหน้ายังไม่ชำระใบแจ้งหนี้

รับยังไม่ครบยอดที่ตกลงก็ทำสัญญาได้

ไม่จำเป็นต้องรับครบยอดเงินจองที่ตกลงก่อนทำสัญญา แต่ต้องจัดสรรยอดเงินจองที่ถืออยู่ให้ครบ

ตัวอย่าง: ตกลง 5,000 บาท รับจริง 2,000 บาท หากนำ 2,000 บาทไปเป็นเงินประกันทั้งหมด ก็สร้างสัญญาได้ สถานะยังเป็น รับเงินบางส่วน แต่ยอดเงินจองที่ถืออยู่เป็นศูนย์ เงินประกันที่โอนเข้าเป็น 2,000 บาท

ส่วนต่างที่ยังไม่ได้รับไม่สร้างหนี้หรือเงินรับใหม่อัตโนมัติ เงินประกันตามสัญญาเป็นข้อตกลงแยกต่างหาก

ดูยอดรวมและรายการค้าง

เปิด ตรวจสอบการชำระเงิน แล้วเลือก เงินจองและยอดค้างจัดการ เพื่อดูเงินรับสุทธิ เงินคืน รายได้อื่นจากการริบ และยอดโอนเข้าสัญญาของสาขา

การริบเปลี่ยนเงินเดิมเป็นรายได้อื่น การโอนเข้าสัญญาไม่เพิ่มเงินรับ รายงานนี้แยกจากรายงานค่าเช่าและการรับชำระใบแจ้งหนี้