วิธีนำค่าเช่าล่วงหน้าไปใช้

นำไปใช้ คือใช้ค่าเช่าล่วงหน้าที่ถืออยู่แล้วชำระใบแจ้งหนี้ของสัญญาเดียวกัน เป็นการใช้เงินเดิม ไม่ใช่การรับเงินใหม่ เงินที่รับจริงต้องบันทึกก่อนตาม รับค่าเช่าล่วงหน้า การรับเงินอย่างเดียวไม่ชำระใบใด

สิทธิ์ที่ต้องใช้: เจ้าของกิจการ และ ผู้จัดการหอพัก

ใช้กับใบแจ้งหนี้

1. เปิด จัดการสัญญา เลือกสัญญา ตรวจ ยอดคงเหลือ ในส่วน ค่าเช่าล่วงหน้า ปุ่มแสดงเมื่อมียอดคงเหลือ
2. เลือก ใช้กับบิล เลือก ใบแจ้งหนี้ ที่ต้องการ (แสดงงวดและยอดค่าเช่า) แล้วกรอก จำนวนเงิน (บาท)
3. เลือก บันทึก แล้วตรวจว่ายอดคงเหลือลดลงและยอดค้างของใบลดลงตามจำนวน

ใช้บางส่วนได้ ใบที่เลือกได้ต้องเป็นใบของสัญญานี้ที่ออกแล้ว ยังค้างชำระหรือเกินกำหนด เป็นใบจริง (ไม่ใช่รอบทดสอบ) และมีรายการค่าเช่า ใบร่าง ใบที่ชำระครบ และใบที่ยกเลิกไม่แสดง

ขีดจำกัดของยอดที่ใช้ได้

สามารถใช้ค่าเช่าล่วงหน้าได้ไม่เกินยอดค่าเช่าในใบแจ้งหนี้ และไม่เกินยอดที่ยังสามารถชำระได้ โดยต้องไม่เกินยอดคงเหลือของค่าเช่าล่วงหน้าด้วย ยอดใช้ของครั้งก่อนกับใบเดียวกันนับรวม

• รายการชำระเงินที่ รอตรวจสอบ จะกันยอดค้างของใบไว้ชั่วคราว ทำให้ยอดที่นำค่าเช่าล่วงหน้าไปใช้ได้ลดลง จนกว่าจะยืนยันหรือปฏิเสธ
• การหักเงินประกันกับใบเดียวกันใช้ยอดค้างเดียวกัน หักฝั่งใดก่อนก็ทำให้เหลือให้อีกฝั่งน้อยลง
• ระบบไม่อนุญาตให้ใช้เกินยอดค้างจนเกิดการชำระเกิน แม้มีสองคนทำพร้อมกัน หากแจ้งว่าข้อมูลเปลี่ยน ให้โหลดใหม่และตรวจประวัติก่อนทำซ้ำ

ผลที่ตามมา

เมื่อใช้ค่าเช่าล่วงหน้า ระบบจะสร้างรายการชำระที่ยืนยันแล้วในใบแจ้งหนี้นั้น แสดงในประวัติการรับเงินและในหน้า ตรวจสอบการชำระเงิน เป็น หักจากค่าเช่าล่วงหน้า และลดยอดคงเหลือ ไม่มีเงินสดหรือเงินโอนใหม่เข้ามา จึงไม่ควรนับเป็นรายรับใหม่ตอนกระทบยอดเงิน

แก้เมื่อใช้ผิด

ห้ามลบประวัติการชำระ ให้เลือก แก้ไข ที่รายการใช้ใน ประวัติรายการ ของ ค่าเช่าล่วงหน้า จะมีกล่อง ยกเลิกการใช้ค่าเช่าล่วงหน้า ให้กรอก เหตุผล (จำเป็น) แล้วเลือก ยืนยัน (ถ้าไม่ต้องการยกเลิก ให้เลือก ไม่ดำเนินการ) ระบบยกเลิกการใช้ ยอดคงเหลือกลับมา และยอดค้างของใบเพิ่มกลับ หากต้องยกเลิกหรือแก้ใบแจ้งหนี้ที่มีการใช้ค่าเช่าล่วงหน้าอยู่ ให้ยกเลิกการใช้ก่อน

ถ้าทำไม่ได้

• ไม่เห็นใบที่ต้องการ ให้ตรวจว่าเป็นใบของสัญญานี้ ออกแล้ว ยังไม่ชำระครบ และมีรายการค่าเช่า
• ยอดเกิน ให้ตรวจยอดคงเหลือ ยอดค่าเช่าในใบ และรายการรอตรวจสอบของใบ
• ไม่เห็นปุ่ม ใช้กับบิล ให้ตรวจสิทธิ์และว่ายังมียอดคงเหลือ