วิธีรับเงินประกัน

เมื่อได้รับเงินประกันจริง ให้บันทึกที่ จัดการสัญญา ในสัญญาที่กำลังจะเริ่ม ใช้งานอยู่ หรือแจ้งย้ายออกแล้ว ผู้จัดการหอพัก และ เจ้าหน้าที่หอพัก บันทึกรับได้ตราบที่ยอดที่ถืออยู่รวมกับยอดรับครั้งนี้ไม่เกินเงินประกันตามสัญญา การรับเกินยอดตามสัญญาต้องเป็น ผู้จัดการหอพัก หรือเจ้าของกิจการ

บันทึกรับเงิน

1. เปิดสัญญาที่ต้องการ แล้วที่ส่วน เงินประกัน ตรวจ ตามสัญญา, ยอดเงินประกันที่ถืออยู่ และ ดูประวัติเงินประกัน ก่อนเลือก บันทึกรับเงินประกัน
2. กรอกจำนวนเงินที่ได้รับจริง วันที่รับเงิน และช่องทาง เงินสด, โอนเงิน หรือ QR เลือกบัญชีรับเงินและใส่หมายเหตุได้หากเกี่ยวข้อง วันที่รับต้องไม่เกินวันนี้
3. ตรวจข้อมูลกับหลักฐานการรับเงินจริง แล้วบันทึก ตรวจ ยอดเงินประกันที่ถืออยู่ และรายการใหม่ในประวัติเงินประกัน

ผลหลังทำ

• รับบางส่วนได้ ให้บันทึกแต่ละครั้งตามเงินจริงที่ได้รับ ยอดเงินประกันที่ถืออยู่เพิ่มตามรายการรับ
• แบบฟอร์มเสนอส่วนต่างระหว่างยอดตามสัญญากับยอดที่ถืออยู่เป็นค่าตั้งต้น แก้เป็นยอดที่รับจริงได้
• การรับเงินไม่แก้ยอดเงินประกันตามสัญญา และไม่ชำระใบแจ้งหนี้

หากรับเกินยอดตามสัญญา

เฉพาะผู้จัดการหอพักและเจ้าของกิจการรับเกินได้ หากเจ้าหน้าที่หอพักกรอกยอดที่ทำให้ยอดที่ถืออยู่เกินยอดตามสัญญา ระบบแจ้งว่าต้องให้ผู้จัดการหอพักเป็นผู้บันทึกและไม่บันทึกให้ ให้บันทึกเฉพาะส่วนที่ไม่เกิน แล้วให้ผู้จัดการหอพักบันทึกส่วนที่เกิน

ก่อนบันทึก ผู้จัดการหอพักจะเห็นยอดตามสัญญา ยอดที่ถืออยู่ ยอดรับครั้งนี้ และส่วนที่เกิน ให้ตรวจยอด ยืนยันว่าตั้งใจรับเกิน และระบุเหตุผลจริง

ส่วนที่เกินยังเป็นเงินประกันที่รับจริง ไม่เปลี่ยนเป็นค่าเช่าล่วงหน้าอัตโนมัติ เหตุผลเก็บอยู่กับรายการรับเงิน

ถ้าทำไม่ได้หรือบันทึกผิด

• ไม่เห็นปุ่ม: ตรวจสิทธิ์และสถานะสัญญา สัญญาที่ปิดแล้วรับเพิ่มด้วยวิธีนี้ไม่ได้
• บันทึกไม่สำเร็จหรือข้อมูลเปลี่ยน: เปิดประวัติและยอดล่าสุดก่อนลองใหม่ ตรวจว่ารายการเดิมเกิดขึ้นแล้วหรือไม่ก่อนกดซ้ำ
• บันทึกผิด: ใช้ ยกเลิกรายการ พร้อมเหตุผลเมื่อระบบอนุญาต เงินที่โอนไปสัญญาต่อหรือสรุปแล้วอาจยกเลิกรายการรับเดิมไม่ได้

ดู ความต่างระหว่างยอดตามสัญญากับยอดที่ถืออยู่ และ วิธีสรุปเงินประกันเมื่อจบสัญญา

เงินประกันที่เกินหลังย้ายห้อง

เมื่อย้ายห้องและเลือก ถือเงินไว้ต่อ สัญญาใหม่จะถือเงินประกันมากกว่ายอดตามสัญญา หน้าเงินประกันแสดง เกินตามสัญญา และประวัติบอกว่ามาจากการย้ายห้อง รายการนี้ไม่ใช่เงินรับใหม่ ถ้าจะบันทึกรับเพิ่มต้องยืนยันรับเกินและระบุเหตุผลตามปกติ ส่วนการคืนส่วนต่างตอนย้ายห้องจะแสดงเป็น คืนส่วนต่างเงินประกันจากการย้ายห้อง ดู วิธีย้ายห้อง

เงินประกันที่มาจากเงินจอง

หากสร้างสัญญาจากการจองและนำเงินจองมาเป็นเงินประกัน ยอดนั้นเข้าประวัติเป็น โอนเข้า และเพิ่มยอดเงินประกันที่ถืออยู่แล้ว อย่าบันทึกรับเงินประกันซ้ำ รับเพิ่มเฉพาะเงินจริงที่ผู้เช่าจ่ายเพิ่ม ดูการจัดการเงินจองใน วิธีจองห้อง