วิธีเชิญทีมงานและกำหนดบทบาท

หน้า ทีมงาน ใช้เชิญคนเข้ามาช่วยดูแลหอพัก และกำหนดบทบาทว่าแต่ละคนเข้าถึงอะไรได้ Pakpak มีบทบาทการใช้งาน 3 แบบ ยังไม่มีการติ๊กเลือกสิทธิ์รายข้อ ตอนเชิญ เจ้าของกิจการเลือกได้ระหว่างผู้จัดการหอพักกับเจ้าหน้าที่หอพัก สมาชิกทุกคนลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี LINE ตามบทบาทที่ได้รับ หน้านี้อยู่ในกลุ่ม สาขานี้ ของเมนูตั้งค่า รายชื่อและคำเชิญที่เห็นคือของสาขาที่เลือกอยู่ในตอนนั้น (ข้อความด้านบนหน้าจะบอกว่า การตั้งค่านี้มีผลกับ สาขา …) บทบาทมีสามระดับคือ เจ้าของกิจการ ผู้จัดการหอพัก และ เจ้าหน้าที่หอพัก

ชื่อบทบาทเหล่านี้คือบทบาทการใช้งานใน Pakpak ไม่ใช่ตำแหน่งตามกฎหมาย เลือก ดูสิทธิ์แต่ละบทบาท ที่หัวรายการทีมงานหรือในหน้าต่างเชิญทีมงาน เพื่อดูว่าแต่ละบทบาททำอะไรได้และทำอะไรไม่ได้

ถ้ามีหลายหอพัก ผู้จัดการหอพักและเจ้าหน้าที่หอพักเข้าใช้งานได้เฉพาะสาขาที่ได้รับมอบหมาย เจ้าของกิจการให้คนเดียวดูแลมากกว่าหนึ่งสาขาได้ โดยเชิญคนนั้นเข้าแต่ละสาขา

ใครจัดการทีมงานได้

• เจ้าของกิจการ เชิญได้ทั้งสองบทบาท จัดการผู้จัดการหอพักและเจ้าหน้าที่หอพักได้ ทั้งแต่งตั้ง เปลี่ยนบทบาท และนำออกจากทีม แต่ไม่สามารถเปลี่ยนหรือนำเจ้าของกิจการออกได้
• ผู้จัดการหอพัก ดูแลเฉพาะหอพักที่ได้รับมอบหมาย เชิญและจัดการได้เฉพาะ เจ้าหน้าที่หอพัก ในหอพักนั้น ผู้จัดการหอพักแต่งตั้งผู้จัดการหอพักคนอื่นไม่ได้ และแก้ไขหรือนำผู้จัดการหอพักคนอื่นออกไม่ได้ เฉพาะเจ้าของกิจการเท่านั้นที่ทำได้
• เจ้าหน้าที่หอพัก เห็นรายชื่อทีมได้ แต่เชิญ เปลี่ยนบทบาท หรือนำสมาชิกออกไม่ได้
• เปลี่ยนบทบาท นำออก หรือยกเลิก LINE ของตัวเองไม่ได้ทุกบทบาท
• หากสมาชิกเดิมตั้งเป็นผู้จัดการหอพักไม่ได้ ระบบจะแจ้งว่า ตั้งเป็นผู้จัดการหอพักไม่ได้ ให้นำสมาชิกออกจากสาขานี้ แล้วเชิญใหม่เป็นผู้จัดการหอพัก

เชิญทีมงานใหม่

1. เปิด การตั้งค่า แล้วเลือก ทีมงาน
2. ในส่วน คำเชิญที่รอดำเนินการ เลือก เชิญทีมงาน
3. กรอก ชื่อเจ้าหน้าที่ (สำหรับอ้างอิง) เช่น สมศักดิ์ ทำงานดี เพื่อให้ทีมจำได้ว่าคำเชิญนี้เป็นของใคร
4. เลือก กำหนดบทบาท (Role) เป็น ผู้จัดการหอพัก หรือ เจ้าหน้าที่หอพัก ตัวเลือกแต่ละอันมีคำอธิบายสั้นต่อท้าย และใต้ช่องเลือกมีคำอธิบายของบทบาทที่เลือกอยู่ ตัวเลือกผู้จัดการหอพักแสดงเฉพาะเจ้าของกิจการ
5. เลือก สร้างลิงก์เชิญ ระบบแสดง สร้างลิงก์คำเชิญสำเร็จ! ให้เลือก คัดลอก แล้วส่งลิงก์ให้ทีมงานทาง LINE หรือช่องทางอื่น
6. ทีมงานเปิดลิงก์ใน LINE ยืนยันด้วยบัญชี LINE ของตัวเอง จะขึ้น เข้าร่วมทีมสำเร็จ! พร้อมบทบาทที่ได้รับ

ลิงก์เชิญใช้ได้ครั้งเดียวและหมดอายุใน 7 วัน หากยังไม่ได้เปิดใช้ สามารถยกเลิกได้ด้วยปุ่มถังขยะหน้าคำเชิญ ระบบจะถามยืนยันก่อน ลิงก์ที่ส่งไปแล้วจะใช้ไม่ได้อีก จากนั้นสร้างลิงก์ใหม่ได้

ข้อผิดพลาดที่ทีมงานอาจเจอตอนเปิดลิงก์

• คำเชิญนี้ถูกใช้งานแล้ว หากคุณเข้าร่วมทีมสำเร็จแล้ว สามารถปิดหน้านี้ได้ — ลิงก์ถูกใช้ไปแล้ว กรณีอื่นขอลิงก์ใหม่จากผู้จัดการหอพักหรือเจ้าของกิจการได้
• ลิงก์คำเชิญนี้หมดอายุแล้ว กรุณาขอลิงก์ใหม่จากผู้ดูแล — เกิน 7 วันแล้ว สร้างลิงก์ใหม่
• ลิงก์คำเชิญนี้ไม่ถูกต้อง หรืออาจหมดอายุไปแล้ว — ลิงก์ไม่สมบูรณ์หรือถูกยกเลิก
• บัญชี LINE นี้เป็นทีมงานของหอนี้อยู่แล้ว — บัญชีนั้นอยู่ในทีมแล้ว ไม่ต้องเชิญซ้ำ

จำนวนสมาชิกตามแพ็กเกจ

จำนวนที่นั่งทีมขึ้นกับแพ็กเกจของหอ (นับรวมทุกสาขาในองค์กรเดียวกัน) เมื่อทีมเต็ม ปุ่ม เชิญทีมงาน จะกดไม่ได้ โดยเมื่อชี้ที่ปุ่มจะขึ้นข้อความ ทีมเต็มแล้ว (จำนวนปัจจุบัน/จำนวนสูงสุด) — อัปเกรดเพื่อเพิ่มสมาชิก การนำสมาชิกออกจากทั้งองค์กรจะคืนที่นั่งให้ทันที

จัดการสมาชิกที่อยู่แล้ว

ในส่วน ทีมงานปัจจุบัน แต่ละคนมีรายการที่ทำได้ การนำออกและการยกเลิก LINE ทุกอย่างจะมีหน้าต่างให้ยืนยันก่อนทำ

• เปลี่ยนบทบาท ผ่านช่องเลือกข้างชื่อ เจ้าของกิจการเปลี่ยนได้ทั้งผู้จัดการหอพักและเจ้าหน้าที่หอพัก ส่วนผู้จัดการหอพักเปลี่ยนได้เฉพาะเจ้าหน้าที่หอพัก
• ยกเลิก LINE ยกเลิกการเชื่อมบัญชี LINE ของสมาชิกคนนั้น เช่น เมื่อเปลี่ยนเบอร์หรือบัญชี LINE ใหม่ บัญชี LINE ผูกกับตัวบุคคล ไม่ได้ผูกกับองค์กร ถ้าสมาชิกคนนั้นอยู่หลายองค์กร ระบบจะไม่ให้ยกเลิกจากหน้านี้ (สมาชิกคนนี้อยู่หลายองค์กร จึงยกเลิก LINE จากที่นี่ไม่ได้) เพื่อไม่ให้ตัดการแจ้งเตือนขององค์กรอื่น
• นำออกจากสาขานี้ (ไอคอนถังขยะ) ถอนสิทธิ์เฉพาะสาขาที่เปิดอยู่ หากคนนั้นมีสิทธิ์สาขาอื่นในองค์กรยังเข้าสาขาอื่นได้
• นำออกจากทั้งองค์กร ถอนออกจากทุกสาขาในองค์กรและคืนที่นั่งทันที ใช้ได้เฉพาะเจ้าของกิจการ และนำเจ้าของกิจการออกไม่ได้ ผู้จัดการหอพักนำสมาชิกออกได้เฉพาะจากหอพักที่ตัวเองดูแล

สถานะเชื่อม LINE ของแต่ละคนแสดงเป็น LINE เชื่อมแล้ว หรือ ยังไม่เชื่อม LINE

สิทธิ์ของเจ้าหน้าที่หอพัก

บทบาท เจ้าหน้าที่หอพัก ทำงานประจำวันแทนผู้จัดการหอพักได้ ได้แก่

• เพิ่มและแก้ข้อมูลผู้เช่า จองห้อง และสร้างสัญญาจากเงื่อนไขที่ตั้งไว้ของห้องและสาขา ยืนยันเข้าพัก ต่อสัญญา และบันทึกการแจ้งย้ายออก
• จดมิเตอร์ สร้างรอบบิล ตรวจ ออก และส่งใบแจ้งหนี้
• บันทึกและยืนยันการชำระเงินตามปกติ รับเงินประกันไม่เกินยอดที่ตกลง รับค่าเช่าล่วงหน้า และรับเงินจอง
• ออกเอกสารทั่วไป บันทึกตรวจห้องและแจ้งซ่อม เชิญผู้เช่าเชื่อม LINE และดูช่องทางรับเงินแบบอ่านอย่างเดียว

งานที่ย้อนรายการ คืนเงิน เปลี่ยนเงื่อนไข ตั้งค่า หรือลบข้อมูลสำคัญต้องเป็นผู้จัดการหอพักหรือเจ้าของกิจการ เช่น ยกเลิกการชำระเงินและยกเลิกใบแจ้งหนี้ คืนเงินและสรุปเงินประกัน รับเงินประกันเกินยอดที่ตกลง แก้เงื่อนไขสัญญา ย้ายห้อง ยกเลิกสัญญา บันทึกย้ายออกจริงและปิดสัญญา แก้หรือลบห้อง พิมพ์หรือส่งออกใบแจ้งหนี้ ยกเลิกการเชื่อม LINE ของผู้เช่า ลบหรือเก็บถาวรผู้เช่า แก้การตั้งค่าและช่องทางรับเงิน และจัดการทีมงาน หน้าตั้งค่าที่แก้ไม่ได้จะแสดงข้อความ ดูได้อย่างเดียว ด้านบนหน้า

หมายเหตุ: การจัดการทีมขั้นสูง เช่น สิทธิ์ละเอียดขึ้น ยังไม่เปิดใช้ หน้าจอแสดงสถานะกำลังจะมา

ถ้าทำไม่ได้

• ไม่เห็นตัวเลือก ผู้จัดการหอพัก ตอนเชิญ เพราะบัญชีคุณเป็นผู้จัดการหอพักอยู่ เฉพาะเจ้าของกิจการเชิญผู้จัดการหอพักได้
• ปุ่ม เชิญทีมงาน กดไม่ได้ เพราะทีมเต็มตามแพ็กเกจ ให้นำสมาชิกที่ไม่ใช้แล้วออกหรือเปลี่ยนแพ็กเกจ
• เปลี่ยนบทบาทไม่ได้ขึ้นว่าไม่มีสิทธิ์ ตรวจว่าคนนั้นไม่ใช่เจ้าของกิจการ และบัญชีคุณมีสิทธิ์จัดการคนคนนั้น (ผู้จัดการหอพักจัดการผู้จัดการหอพักด้วยกันไม่ได้)
• ตั้งสมาชิกเดิมเป็นผู้จัดการหอพักไม่ได้ ให้นำสมาชิกคนนั้นออกจากสาขานี้ แล้วเชิญใหม่เป็นผู้จัดการหอพัก