วิธีแก้เลขมิเตอร์หลังออกบิล

ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วแก้เลขมิเตอร์ทับโดยตรงไม่ได้ ต้องแก้ผ่านฉบับทดแทน ซึ่งเป็นวิธีเดียวกับ แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว เลขในใบเดิมยังเก็บอยู่ในประวัติ เลขที่แก้แล้วในฉบับทดแทนจะเป็นเลขที่ใช้ต่อของห้องเมื่อออกฉบับทดแทนสำเร็จ

สิทธิ์ที่ต้องใช้: เจ้าของกิจการ หรือ ผู้จัดการหอพัก

ถ้ายังไม่ได้ออกบิลและเป็นการจดครั้งแรก ให้ใช้ วิธีจดมิเตอร์น้ำและไฟ แทน

ก่อนเริ่มต้องมีอะไร

• ใบที่มีเลขผิดต้องออกแล้ว และมีค่าน้ำหรือค่าไฟที่คิดจากมิเตอร์ ค่าน้ำหรือค่าไฟแบบเหมาจ่ายและแบบที่ผู้เช่าจ่ายกับผู้ให้บริการโดยตรงไม่มีเลขมิเตอร์ให้แก้ ดูหัวข้อ “ชนิดของค่าน้ำค่าไฟ”
• ใบเดิมต้องยกเลิกได้ ถ้ามีเงินผูกกับใบ ให้จัดการตาม แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ก่อน
• ทราบเลขก่อนหน้าและเลขปัจจุบันที่ถูกต้องจากมิเตอร์จริง

แก้เลขมิเตอร์

1. ทำตาม แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ขั้น ยกเลิกใบเดิม และ สร้างฉบับทดแทน ในใบที่ รอชำระ หรือ เกินกำหนด จะเห็นข้อความ “เลขมิเตอร์ไม่ถูกต้อง?” พร้อมปุ่ม เริ่มแก้ไขใบแจ้งหนี้ เป็นทางลัดไปขั้นแรก
2. ในฉบับทดแทน หา บันทึกมิเตอร์ของรอบนี้ ถ้ามีทั้งน้ำและไฟ ให้เลือก ประเภทมิเตอร์ ก่อน
3. ตรวจ ค่าก่อนหน้า และ ค่าปัจจุบัน ที่ระบบเติมจากใบเดิม แล้วแก้เฉพาะเลขที่ผิด ค่าปัจจุบันต้องไม่น้อยกว่าค่าก่อนหน้า สาขาที่ใช้วันที่อ่านแยกจะมีช่อง วันที่อ่าน ส่วนสาขาที่คิดตามรอบของสัญญา จะมีช่อง ยืนยันค่าตั้งต้นและค่าสิ้นสุดจากการอ่านจริง ให้ติ๊กหลังตรวจกับมิเตอร์จริง และมีข้อความบอกว่าค่าปัจจุบันต้องเป็นค่าที่อ่านวันไหน
4. เลือก บันทึกมิเตอร์และคำนวณใหม่ แล้วตรวจข้อความยืนยัน ยืนยันบันทึกมิเตอร์ ที่แสดงเลขก่อน → หลัง จากนั้นเลือก บันทึกและคำนวณใหม่ ระบบคำนวณยอดของรายการค่าน้ำหรือค่าไฟและยอดรวมของฉบับทดแทนใหม่
5. ตรวจยอดรวม แล้วออกบิลตาม แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ขั้น ออกบิลห้องนี้ ถ้าจะส่ง LINE ให้เลือกส่งเอง การแก้ไม่ส่งใบใหม่ให้ผู้เช่าเอง

หลังแก้แล้วเกิดอะไรขึ้น

• ใบเดิมยังแสดงเลขเดิมในประวัติ ไม่ถูกแก้
• “เลขก่อนหน้า” ของเดือนถัดไปมาจากเลขในใบที่ออกแล้วล่าสุดของห้อง ใบเดิมที่ถูกยกเลิกไม่ถูกนับ เมื่อออกฉบับทดแทนสำเร็จ เลขในฉบับทดแทนจึงเป็นเลขที่ใช้ต่อ
• บิลของเดือนถัดไปที่เป็นฉบับร่างอยู่แล้ว อาจบันทึกเลขก่อนหน้าเก่าไว้ ดูหัวข้อถัดไป

ตรวจบิลเดือนถัดไปที่เป็นฉบับร่าง

ตัวอย่างสมมติ: เดือนก่อนเดิมบันทึกเลขปัจจุบัน 100 แล้วแก้เป็น 90 ร่างเดือนถัดไปที่เคยบันทึก “เลขก่อนหน้า” เป็น 100 จึงไม่ตรงกับเลขล่าสุดของห้องอีกต่อไป ต้องบันทึกใหม่ก่อนออกบิล

1. หลังออกฉบับทดแทนแล้ว เปิด รอบออกบิล ของเดือนถัดไป และเข้าขั้น จดมิเตอร์
2. ห้องที่ได้รับผลกระทบจะมีกล่องแจ้งเตือน “เลขก่อนหน้ามีการเปลี่ยนแปลง กรุณาบันทึกเลขมิเตอร์อีกครั้ง” พร้อม เลขก่อนหน้าที่บันทึกไว้ และ เลขก่อนหน้าล่าสุด
3. บันทึกเลขมิเตอร์ของห้องนั้นอีกครั้งโดยไม่ต้องแก้เลขก่อนหน้าด้วยมือ ระบบจะใช้เลขก่อนหน้าล่าสุดและคำนวณใหม่ ข้อความเตือนหายเมื่อเลขตรงกัน
4. ตรวจยอด แล้ว ยืนยันรายการในรอบ และออกบิลตามปกติ

ระบบ ไม่ยอมออกบิลของฉบับร่างที่เลขก่อนหน้าไม่ตรงกับเลขล่าสุดของห้องแล้ว ถ้าลืมบันทึกใหม่ จะเห็นข้อความว่าเลขมิเตอร์ก่อนหน้าเปลี่ยน ให้บันทึกเลขมิเตอร์ใหม่ก่อนยืนยันรายการ ให้แก้ฉบับร่างเหล่านี้ หลัง ออกฉบับทดแทนของเดือนก่อนเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ได้เลขล่าสุดที่ถูกต้อง

ถ้าเปลี่ยนมิเตอร์จริงหรือเลขถูกรีเซ็ต

เลขก่อนหน้าไม่ใช่ช่องที่แก้ได้ตามใจ ถ้ามิเตอร์ถูกเปลี่ยนหรือรีเซ็ตจริง เลขก่อนหน้าที่ถูกต้องจะต่างจากเลขล่าสุดของห้อง ระบบต้องให้ ยืนยันและให้เหตุผล ก่อนจึงบันทึก ทั้งนี้ขึ้นกับว่าแก้ในขั้นตอนไหน:

• จดมิเตอร์ในรอบปกติ (รองรับการยืนยันเปลี่ยนมิเตอร์พร้อมเหตุผล): ขั้น จดมิเตอร์ ของฉบับร่าง สาขาที่คิดตามรอบของสัญญาให้เลือก แก้เลขก่อนหน้า ติ๊ก ยืนยันเลขก่อนหน้าถูกต้อง แล้วกรอก เหตุผล (เช่น เปลี่ยนมิเตอร์) ส่วนสาขาที่ใช้วิธีเดิม เมื่อแก้เลขก่อนหน้าจะมีหน้าต่างให้ระบุเหตุผลก่อนบันทึก ถ้าไม่ระบุเหตุผล ระบบไม่บันทึก
• แก้มิเตอร์ผ่านใบฉบับทดแทน (ตอนนี้หน้าจอยังไม่รองรับกรณีเปลี่ยนมิเตอร์จริง): ในฟอร์ม บันทึกมิเตอร์ของรอบนี้ ยังไม่มีช่องเหตุผลสำหรับเปลี่ยนมิเตอร์ ถ้าเลขก่อนหน้าที่ถูกต้องต่างจากเลขล่าสุดของห้อง ระบบจะไม่บันทึก ให้หยุดและส่งข้อมูลให้ฝ่ายช่วยเหลือ พร้อมห้อง เดือน เลขเก่า และเลขที่ถูกต้อง

ชนิดของค่าน้ำค่าไฟ

ชนิด	ต้องแก้เลขมิเตอร์ไหม
คิดตามหน่วยจากมิเตอร์	ต้อง ใช้หน้านี้
เหมาจ่าย	ไม่มีเลขให้แก้ ถ้ายอดผิด ให้แก้ยอดตาม แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว
ผู้เช่าจ่ายกับผู้ให้บริการโดยตรง	ไม่มีเลขในใบ หน้าจอแสดงว่าไม่ต้องบันทึกมิเตอร์เพื่อคำนวณบิลนี้

ถ้าแก้ไม่ได้

• ข้อความว่ามีบิลถัดไปใช้ค่ามิเตอร์นี้ หรือข้อมูลเปลี่ยนแล้ว: มีใบของเดือนถัดไปที่ออกแล้วต่อจากเลขนี้ ให้หยุดและตรวจใบเดือนถัดไป อย่าแก้เลขเองให้ต่อกัน ถ้าต้องแก้หลายเดือน ให้ส่งให้ฝ่ายช่วยเหลือตรวจ
• แก้เลขปัจจุบันไม่ผ่าน: ค่าปัจจุบันต้องไม่น้อยกว่าค่าก่อนหน้า และต้องเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม
• ไม่เห็นช่องมิเตอร์: ต้องเป็นฉบับทดแทนที่ยังเป็นฉบับร่าง และรายการนั้นต้องคิดจากมิเตอร์
• ยกเลิกใบเดิมไม่ได้: มีเงินผูกกับใบ ดู แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว