วิธีสร้างสัญญา

เริ่มได้จาก จัดการสัญญา → สร้างสัญญา ระบบจะพาไป จัดการผู้เช่า ในรายชื่อรอ เพื่อเลือกผู้เช่าเดิมแล้วทำสัญญา หรือสร้างสัญญาจากการจองเดิม จากนั้นเลือกผู้เช่าและกรอกรายละเอียดเพื่อบันทึกสัญญา หากเป็นผู้เช่าใหม่ที่ยังไม่มีในระบบ ให้ใช้ เพิ่มผู้เช่าใหม่ ตามขั้นตอนด้านล่าง

เลือกวิธีเริ่มให้ตรงกับสถานะผู้เช่า

สร้างสัญญาได้ 3 ทาง ขึ้นกับว่าผู้เช่าอยู่ในระบบแล้วหรือยัง และจองห้องไว้หรือไม่

สถานะผู้เช่า	เริ่มที่
ผู้เช่าใหม่ที่ยังไม่มีในระบบ	จัดการผู้เช่า > เพิ่มผู้เช่าใหม่
คนที่อยู่ใน รายชื่อรอ แล้ว	ปุ่ม ทำสัญญา ที่แถวของผู้เช่า
คนที่จองห้องไว้แล้ว (แถวขึ้น จองแล้ว)	ปุ่ม สร้างสัญญา ที่แถวของผู้เช่า

ผู้เช่าใหม่ — หน้านี้เพิ่มข้อมูลผู้เช่ารายใหม่และสร้างสัญญาในครั้งเดียว โดยเลือก อยู่ปัจจุบัน หรือ กำลังจะเข้า ตามการเข้าพักจริง ไม่มีช่องเลือกชื่อผู้เช่าที่มีอยู่ หากมีชื่ออยู่ในรายชื่อรอแล้ว ให้ใช้ทางที่สองแทนการเพิ่มซ้ำ

ผู้เช่าในรายชื่อรอ — กด ทำสัญญา ที่แถวของผู้เช่าคนนั้น (บนคอมพิวเตอร์อยู่ใต้ป้าย รายชื่อรอ บนมือถืออยู่ในเมนูสามจุด ⋮) ระบบใช้ผู้เช่าคนเดิม ไม่สร้างผู้เช่าซ้ำ และล็อกชื่อกับเบอร์โทรไว้ให้แล้ว การจองห้องก่อนหน้านี้ ไม่จำเป็น ถ้าตกลงเช่าแล้วทำสัญญาจากรายชื่อรอได้โดยตรง

ผู้เช่าที่จองห้องไว้ — กด สร้างสัญญา ที่แถว จองแล้ว เพื่อปิดการจองพร้อมสร้างสัญญาในครั้งเดียว ดูรายละเอียดที่ วิธีสร้างสัญญาจากการจอง

ทั้งสามทางต้องมีห้องที่เลือกได้ก่อนเริ่ม ผู้จัดการหอพัก และ เจ้าหน้าที่หอพัก สร้างสัญญาได้ แต่เจ้าหน้าที่หอพักใช้ได้เฉพาะเงื่อนไขที่ตั้งไว้ของห้องและสาขา ดู เงื่อนไขสัญญาที่เจ้าหน้าที่หอพักใช้ได้

สร้างสัญญา

ขั้นตอนนี้ใช้กับผู้เช่าใหม่และผู้เช่าในรายชื่อรอ (ผู้เช่าที่จองไว้แล้วให้ทำตามคู่มือการจองข้างต้น)

1. เริ่มตามสถานะผู้เช่า
   • ผู้เช่าใหม่: เปิด จัดการผู้เช่า ของหอพักที่ต้องการ เลือก เพิ่มผู้เช่าใหม่ แล้วเลือก อยู่ปัจจุบัน หากเข้าพักแล้ว หรือ กำลังจะเข้า หากยังรอเข้าพัก
   • ผู้เช่าในรายชื่อรอ: กด ทำสัญญา ที่แถวของผู้เช่า
2. กรอกข้อมูลผู้เช่า
   • ผู้เช่าใหม่: กรอก ชื่อ-นามสกุล (เบอร์โทรศัพท์ไม่บังคับ)
   • ผู้เช่าในรายชื่อรอ: ข้ามขั้นตอนนี้ เพราะชื่อและเบอร์โทรถูกล็อกไว้แล้ว
3. เลือกห้องจากรายการ รายการแสดงเลขห้อง ประเภทห้อง และราคา หากมีห้องมากให้พิมพ์เลขห้องในช่อง ค้นหาเลขห้อง ห้องที่ กำลังจะว่าง แต่มีสัญญาถัดไปรออยู่แล้ว (แสดงว่า มีสัญญารออยู่แล้ว) จะเลือกไม่ได้
4. ตรวจ วันเริ่มสัญญา และ วันสิ้นสุดสัญญา วันสิ้นสุดต้องไม่ก่อนวันเริ่ม หากเลือกห้องกำลังจะว่าง วันเริ่มต้องหลังวันที่แสดงว่าห้องว่าง
5. ตรวจ ค่าเช่า (บาท/เดือน) และ เงินประกัน (บาท) ที่ระบบเติมจากห้องที่เลือก ผู้จัดการหอพักแก้เป็นยอดที่ตกลงกันได้ก่อนบันทึก ส่วนเจ้าหน้าที่หอพักแก้ไม่ได้ หากกลับไปเลือกห้องอื่น ระบบจะเติมค่าเช่าและเงินประกันตามห้องใหม่ทับค่าที่แก้ไว้
6. ตรวจการตั้งค่า ค่าน้ำ และ ค่าไฟ ซึ่งระบบเติมจากค่าตั้งต้นของหอพัก ช่องที่ใช้ไม่ได้กับวิธีคิดที่เลือกจะไม่แสดง เช่น ค่าน้ำแบบอัตราคงที่จะไม่มีช่องขั้นต่ำ หมายเหตุ: ถ้าหอพักตั้งค่าให้ผู้ให้บริการเรียกเก็บค่าน้ำหรือค่าไฟโดยตรง (ตั้งได้ที่ ตั้งค่า → การเงิน) จะมีข้อความแจ้งใต้หัวข้อ ค่าน้ำ หรือ ค่าไฟ ว่าค่าที่กำหนดไว้จะยังถูกเก็บ แต่จะไม่ถูกใช้คิดบิลขณะที่ใช้โหมดนี้ ข้อความนี้เป็นเพียงข้อมูลประกอบ ช่องยังแก้และบันทึกได้ตามปกติ และถ้าหอพักกลับมาใช้โหมดหอพักจัดการและเรียกเก็บ ค่าที่บันทึกไว้จะถูกนำไปคิดบิลต่อ
7. หากต้องการ เปิด ตัวเลือกเพิ่มเติม เพื่อเพิ่มบริการเสริมหรือกรอกมิเตอร์เริ่มต้น (ดูหัวข้อด้านล่าง) ส่วนนี้พับอยู่เป็นค่าเริ่มต้นและข้ามได้
8. เลือก สร้างผู้เช่าและสัญญา (ถ้าผู้เช่ามีอยู่แล้วจากรายชื่อรอหรือการจอง ปุ่มคือ ยืนยันสร้างสัญญา) แล้วตรวจผู้เช่าและสัญญาในรายการว่าแสดงห้อง วันที่ ค่าเช่า และสถานะตามที่ตั้งใจ

ด้านบนของขั้นตอนสุดท้ายแสดงชื่อผู้เช่าและห้องที่กำลังทำสัญญา ถ้ากรอกข้อมูลผิดหรือขาด ช่องนั้นจะขึ้นสีแดงพร้อมข้อความใต้ช่อง และระบบเลื่อนไปที่ช่องแรกที่ผิดให้ ข้อความจะหายเมื่อแก้ช่องนั้น

แบบฟอร์มและการตรวจสอบของทั้งสองทางใช้ชุดเดียวกัน

เงื่อนไขสัญญาที่เจ้าหน้าที่หอพักใช้ได้

เจ้าหน้าที่หอพักสร้างสัญญาได้จากเงื่อนไขที่ตั้งไว้เท่านั้น ได้แก่ ค่าเช่าและเงินประกันตามประเภทห้อง และค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าปรับตามค่าตั้งต้นของสาขา ช่องเหล่านี้แสดงตามที่ระบบเติมให้และแก้ไม่ได้ พร้อมข้อความว่าผู้จัดการหอพักเท่านั้นที่ปรับเงื่อนไขได้ วันเริ่มและวันสิ้นสุดสัญญายังกำหนดได้ตามปกติ

หากต้องการค่าเช่า เงินประกัน ค่าน้ำ ค่าไฟ หรือค่าปรับที่ต่างจากที่ตั้งไว้ ให้ผู้จัดการหอพักเป็นผู้สร้างสัญญา หรือให้ผู้จัดการหอพักปรับ ประเภทห้องและราคา ก่อน หากระบบแจ้งว่าเงื่อนไขไม่ตรงกับที่ตั้งไว้ ให้ใช้ค่าที่ระบบเติมให้หรือให้ผู้จัดการหอพักดำเนินการ

เลือก อยู่ปัจจุบัน หรือ กำลังจะเข้า

• อยู่ปัจจุบัน — วันเริ่มสัญญาต้องไม่อยู่ในอนาคต เมื่อบันทึกสำเร็จระบบเริ่มสัญญาและบันทึกการเข้าพักเป็นวันปัจจุบัน
• กำลังจะเข้า — ทำสัญญาล่วงหน้าและเข้าพักในอนาคต สัญญาจะรอการ ยืนยันเข้าพัก ในภายหลัง แม้วันเริ่มมาถึงแล้วก็ยังต้องยืนยันด้วยตนเอง หากเลือกห้องว่าง ห้องนั้นจะแสดงสถานะจองระหว่างรอเข้าพัก

ขั้นตอนนี้สร้างสัญญาโดยตรง ไม่ใช่การจองห้อง หากต้องการแค่กันห้องไว้ก่อน ให้ใช้ วิธีจองห้อง แทน

ตัวเลือกเพิ่มเติม (ไม่บังคับ)

ส่วนนี้พับอยู่ในขั้นตอนสุดท้าย เปิดดูเมื่อจำเป็นเท่านั้น หัวข้อแสดงจำนวนบริการเสริมที่เลือกไว้แล้ว จะได้ไม่พลาดเมื่อพับกลับ

• บริการประจำห้อง — ถ้าประเภทห้องมีบริการประจำรวมมาด้วย จะแสดงให้ดูเท่านั้น แก้ไม่ได้ในหน้านี้
• บริการเสริม — ตอนแรกแสดง ยังไม่ได้เลือกบริการ เลือก + เพิ่มบริการ เพื่อเลือกบริการ บริการที่เลือกแสดงเป็นป้ายและกด × เพื่อเอาออกได้ เพิ่มบริการเสริมภายหลังได้ที่ จัดการบริการ ในหน้าจัดการสัญญา โดยเลือกบริการแล้วกด เพิ่ม (ปุ่มนี้เห็นเฉพาะ เจ้าของกิจการ และ ผู้จัดการหอพัก และเฉพาะสัญญาที่ยังไม่สิ้นสุด คือ กำลังใช้งาน กำลังจะเข้า และ แจ้งออก)
• มิเตอร์เริ่มต้น — แสดงเฉพาะเมื่อเลือก อยู่ปัจจุบัน กรอก มิเตอร์น้ำ และ มิเตอร์ไฟ ได้ถ้ามีเลขตอนส่งมอบห้อง ข้ามได้ ถ้ากรอกจะใช้เป็นเลขตั้งต้นสำหรับคำนวณบิลรอบแรกของห้อง

สิ่งที่ควรรู้ก่อนบันทึก

• ค่าเช่าและเงินประกัน จากห้องที่เลือกเป็นเพียงค่าตั้งต้นในแบบฟอร์ม การแก้ราคาประเภทห้องภายหลังไม่เปลี่ยนยอดในสัญญาที่บันทึกแล้ว
• เงินประกันในสัญญาเป็นยอดที่ตกลงหรือคาดว่าจะรับ การสร้างสัญญาไม่ได้บันทึกว่ารับเงินจริงแล้ว และไม่ทำให้เกิดยอดเงินประกันที่ถืออยู่ ค่าเช่าล่วงหน้าไม่ได้อยู่ในแบบฟอร์มสร้างสัญญานี้
• ห้องที่เลือกได้: ห้อง ปิดปรับปรุง หรือ รอทำความสะอาด จะไม่พร้อมให้เลือกจากขั้นตอนนี้ ให้เตรียมห้องและเปลี่ยนสถานะเป็น ว่าง ตาม ขั้นตอนจัดการสถานะห้อง ก่อนสร้างสัญญา

ถ้าบันทึกไม่ได้

• ถ้าห้องไม่อยู่ในรายการ ให้ตรวจสถานะห้องหรือ เพิ่มห้องพัก ก่อน ห้องที่มีการจองหรือสัญญาทับช่วงเวลาที่เลือกอาจใช้ไม่ได้
• หากจำนวนเงินไม่ถูกต้อง (เช่น เว้นว่าง ไม่ใช่ตัวเลข ติดลบ หรือมีทศนิยมเกิน 2 ตำแหน่ง) ช่องนั้นจะขึ้นแดงและแจ้งเหตุผลใต้ช่อง ให้แก้ตามข้อความ
• หากวันที่ไม่ถูกต้อง ให้ตรวจรูปแบบปี วันสิ้นสุด และช่วงสัญญาของห้อง หากห้องกำลังจะว่าง ให้ใช้วันเริ่มหลังวันที่ห้องว่าง
• ถ้าระบบแจ้งว่าห้องมีผู้เช่าในช่วงนั้นแล้ว ให้ตรวจสัญญาและการจองของห้องก่อนเปลี่ยนวันหรือเลือกห้องอื่น
• ถ้ากด ทำสัญญา จากแถวรายชื่อรอแล้วขึ้นว่า ผู้เช่าคนนี้มีการจองห้องอยู่แล้ว แปลว่าระหว่างนั้นมีคนจองห้องให้เขาไปก่อน ให้กลับมาที่แถวของผู้เช่า (จะขึ้น จองแล้ว) แล้วกด สร้างสัญญา จากการจองนั้นแทน เพื่อให้การจองปิดลงอย่างถูกต้อง
• ถ้าขึ้นว่า ห้องยังไม่พร้อม กรุณาตรวจสอบสถานะห้องก่อนสร้างสัญญา ระบบตรวจพบว่าห้องไม่พร้อมตั้งแต่ก่อนบันทึก ให้ตรวจว่าห้องปิดปรับปรุงหรือยังรอทำความสะอาดอยู่หรือไม่ แล้วเตรียมห้องตามการเข้าพักที่ต้องการ
• ถ้าขึ้นว่า สถานะห้องมีการเปลี่ยนแปลง กรุณาตรวจสอบข้อมูลล่าสุดแล้วลองอีกครั้ง ข้อมูลห้องหรือรายการที่ผูกกับห้องเปลี่ยนระหว่างบันทึก ให้ตรวจข้อมูลล่าสุดก่อนลองใหม่

เมื่อพบข้อความสองแบบข้างต้น ระบบยังไม่ได้สร้างผู้เช่าหรือสัญญา และจะโหลดตัวเลือกห้องล่าสุดโดยคงข้อมูลที่กรอกไว้ หากห้องเดิมไม่อยู่ในรายการแล้ว ให้ตรวจสถานะห้องหรือเลือกห้องอื่นก่อนบันทึกอีกครั้ง

อ่านสถานะสัญญาและคำเตือนวันสิ้นสุด

ใน จัดการสัญญา ให้ดูทั้งสถานะสัญญาและข้อความเตือนวันสิ้นสุด สัญญา กำลังใช้งาน ที่พ้นวันสิ้นสุดแล้วจะยังคงเป็นกำลังใช้งาน พร้อมข้อความเตือนแยกต่างหาก ส่วน แจ้งย้ายออกแล้ว หมายถึงบันทึกการแจ้งออก ไม่ใช่การยืนยันว่าออกจริงหรือปิดสัญญาแล้ว ตัวกรอง ใกล้วันสิ้นสุด และ พ้นวันสิ้นสุด ใช้หาสัญญาตามวันที่

หากพบคำเตือน พ้นวันสิ้นสุดสัญญาแล้ว แต่ยังไม่บันทึกย้ายออก ให้ตรวจว่าผู้เช่ายังพักอยู่หรือไม่ มีสัญญาต่ออายุแล้วหรือยัง และมีบิลสำหรับช่วงที่ยังพักอยู่หรือไม่ ระบบไม่ต่อสัญญาหรือบันทึกย้ายออกให้เอง ควรตรวจทั้งสัญญาถัดไปและบิลที่เกี่ยวข้องก่อนสรุปว่ามีค่าเช่าที่ยังไม่ได้เรียกเก็บ เพราะช่วงที่พักต่ออาจอยู่ในสัญญาฉบับใหม่แล้ว

ข้อความประกอบสถานะใช้แยกเหตุการณ์ เช่น ย้ายออกแล้ว · รอปิดสัญญา, ย้ายห้องแล้ว · รอปิดสัญญา, ยกเลิกก่อนเข้าพัก, ถอนสัญญาต่ออายุ, ย้ายห้องแล้ว, ย้ายออกและปิดสัญญาแล้ว หรือ ต่อสัญญาแล้ว หากระบบไม่มีรายละเอียดว่าเหตุใดสัญญาจึงสิ้นสุด จะแสดงเพียง สิ้นสุดแล้ว การสิ้นสุดสัญญาไม่ได้แปลว่าหนี้และเงินที่ถืออยู่ถูกจัดการครบแล้ว

จากรายละเอียดสัญญา เลือกชื่อผู้เช่าเพื่อเปิดข้อมูลของคนนั้นได้ และจากรายการผู้เช่าเลือก ดูสัญญา เพื่อกลับมาเปิดสัญญาที่เกี่ยวข้อง ดู วิธีดูข้อมูลและประวัติผู้เช่า