วิธีตรวจสอบและออกใบแจ้งหนี้

เปิด ตรวจสอบและออกบิล หลังสร้างรอบและ จดมิเตอร์ที่จำเป็น เพื่อตรวจใบแจ้งหนี้ฉบับร่างก่อนออกใบ ผู้จัดการหอพัก และ เจ้าหน้าที่หอพัก ตรวจ ออกใบ และส่งใบได้ ส่วนการแก้ไขใบที่ออกแล้ว การยกเลิกใบ และการ พิมพ์หรือส่งออกใบแจ้งหนี้ ต้องเป็นผู้จัดการหอพัก

ตรวจรายการก่อนดำเนินการ

1. เปิดรอบที่ต้องการ แล้วเลือก ตรวจสอบและออกบิล
2. ตรวจห้อง สัญญา รายการค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ บริการอื่น ยอดรวม และสถานะความพร้อมของแต่ละใบ หากมีจำนวน พร้อมออกบิล / รอข้อมูล ให้ตรวจเทียบกับรายการ เปิดรายละเอียดใบเมื่อยอดไม่ตรง
3. หากมีห้อง รอข้อมูล ให้กลับไปจดมิเตอร์หรือแก้ข้อมูลที่ขาด ตรวจอีกครั้งจนรายการที่จะออกใบพร้อม

หลังรายการพร้อม ให้ดำเนินการตามปุ่มที่แสดงในรอบนั้น บางรอบต้อง ยืนยันรายการในรอบ ก่อนออกใบ ส่วนบางรอบจะแสดง ออกใบแจ้งหนี้ที่พร้อม

ระวัง: ก่อนออกใบ ให้ตรวจห้อง รายการ ยอด และมิเตอร์ให้ถูกต้อง เมื่อออกใบแล้ว รายการนั้นจะเป็นส่วนหนึ่งของประวัติเรียกเก็บ หากต้องแก้ภายหลัง ให้ใช้ขั้นตอนแก้ไขใบที่ระบบรองรับแทนการย้อนแก้ข้อมูลต้นทาง

การออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้หมายความว่าผู้เช่าชำระเงินแล้ว

ออกบิลกับ LINE เป็นคนละเรื่อง

การออกใบแจ้งหนี้คือขั้นตอนหลัก ส่วน LINE เป็นช่องทางเสริมที่ส่งให้ผู้เช่าเป็นรายห้องเมื่อผู้เช่าคนนั้นเชื่อม LINE ไว้และรับข้อความได้

• ห้องที่ไม่มี LINE เป็นเรื่องปกติ ไม่ใช่ข้อผิดพลาด ระบบออกบิลให้ตามปกติและไม่แสดงคำเตือนเรื่อง LINE
• รอบที่ผู้เช่ามี LINE เพียงบางห้องเป็นเรื่องปกติ ระบบออกบิลครบทุกใบและเข้าคิว LINE เฉพาะห้องที่ส่งได้ ข้อความสรุปจะแจ้งจำนวนห้องที่เข้าคิว เช่น “ออกใบแจ้งหนี้แล้ว 20 ใบ” กับ “เข้าคิว LINE แล้ว 8 ห้อง”
• ก่อนออกบิล หน้าจออาจแสดงบรรทัดรอง “ส่ง LINE อัตโนมัติได้ N ห้อง” เพื่อบอกให้ทราบเฉยๆ ไม่ได้ขวางการออกบิล
• ถ้าห้องหนึ่งมี LINE แต่ส่งไม่ได้ (เช่น ยังไม่ได้เป็นเพื่อนกับบัญชี LINE ของหอ หรือเลิกติดตามแล้ว) หรือโควตา LINE เต็ม ระบบแสดงแถบสีเหลืองระบุจำนวนและรายชื่อห้อง ใบแจ้งหนี้ของห้องนั้นยังออกสำเร็จ
• ถ้าใบไหนออกไม่สำเร็จจะแสดงแยกเป็นแถบสีแดง ระบุห้องและเหตุผล ใบนั้นยังเป็นฉบับร่างและออกซ้ำได้หลังแก้ข้อมูล ตัวเลขนี้ไม่ปนกับผล LINE
• ผลส่ง LINE จริงเกิดภายหลังและไม่อยู่ในข้อความสรุปทันที ดูได้จากป้ายเล็ก LINE · รอส่ง / ส่งแล้ว / ส่งไม่สำเร็จ ที่แถวของแต่ละห้อง ห้องที่ไม่มีป้ายคือยังไม่มีประวัติการส่ง ไม่ได้แปลว่ามีปัญหา

ผู้เช่าเชื่อม LINE ภายหลังออกบิล

หากผู้เช่าเชื่อม LINE หลังจากออกบิลแล้ว (แม้รอบจะเสร็จสมบูรณ์) หน้ารอบจะแสดง ยังไม่ได้ส่ง LINE N ห้อง พร้อมปุ่ม ส่ง LINE ที่ยังไม่ได้ส่ง N ห้อง ปุ่มนี้ส่งเฉพาะห้องที่ส่งได้และยังไม่เคยมีประวัติการส่ง ไม่ออกบิลเพิ่ม และไม่ส่งซ้ำให้ห้องที่เคยส่งแล้ว หากแพ็กเกจของหอไม่รวมการแจ้งเตือน LINE จะไม่แสดงแถบและปุ่มนี้

ปุ่ม LINE ในรายละเอียดใบ

ปุ่มในรายละเอียดใบ (เฉพาะใบที่ออกแล้วและยังไม่ชำระ) เปลี่ยนตามสถานะการส่งล่าสุด

• ยังไม่เคยส่ง — ส่ง LINE
• รอส่ง / กำลังส่ง / กำลังลองส่งใหม่ — ไม่มีปุ่ม เพราะงานยังดำเนินอยู่
• ส่งไม่สำเร็จ / ยืนยันผลส่งไม่ได้ / ส่งสำเร็จบางส่วน — ลองส่งอีกครั้ง
• ส่งแล้ว — มี ส่งอีกครั้ง เป็นตัวเลือกรอง ใช้เมื่อผู้เช่าแจ้งว่าไม่ได้รับ
• ผู้เช่ายังไม่เชื่อม LINE หรือ LINE ส่งไม่ได้ — ไม่มีปุ่ม (กรณีส่งไม่ได้จะมีข้อความ “LINE นี้ไม่พร้อมรับข้อความ”) จนกว่าจะกลับมาส่งได้

หากเห็น “ยืนยันรายการในรอบ”

1. ตรวจว่าครบทุกสัญญาที่ต้องอยู่ในรอบ แล้วเลือก ยืนยันรายการในรอบ การยืนยันปิดการเพิ่มสัญญาใหม่ในรอบนี้
2. ตรวจรายการอีกครั้ง แล้วเลือก ออกใบแจ้งหนี้ ขั้นนี้ออกใบที่พร้อมและเข้าคิว LINE ให้ห้องที่ส่งได้ ตรวจสถานะใบและข้อความสรุปหลังออก

หากเห็น “ออกใบแจ้งหนี้ที่พร้อม”

1. เลือก ออกใบแจ้งหนี้ที่พร้อม แล้วตรวจผลรายใบ หากบางใบยังไม่พร้อม ให้แก้ข้อมูลของใบนั้นและกดใหม่ ใบที่ออกแล้วจะไม่ถูกออกหรือส่ง LINE ซ้ำ
2. ระบบเข้าคิว LINE ให้ห้องที่ส่งได้โดยอัตโนมัติ หากภายหลังมีห้องที่ยังไม่ได้ส่ง (เช่น เพิ่งเชื่อม LINE) ใช้ ส่ง LINE ที่ยังไม่ได้ส่ง ได้ ไม่ต้องออกบิลใหม่

ถ้าทำต่อไม่ได้

• หากยังมี รอข้อมูล หรือปุ่มออกใบใช้ไม่ได้ ให้เปิดใบที่ไม่พร้อม ตรวจค่าอ่านและยอด แล้วโหลดข้อมูลล่าสุดก่อนลองอีกครั้ง
• หากยืนยันรายการไม่ได้เพราะยังมีสัญญาต้องเพิ่ม ให้กลับไปตรวจรอบและ สาเหตุที่ห้องไม่เข้ารอบ หากมิเตอร์ยังไม่ครบ ให้ จดมิเตอร์ ก่อน
• หากออกแล้วบางใบสำเร็จ ขณะที่บางใบไม่สำเร็จ ให้ตรวจแถบสีแดง (ใบที่ออกไม่ได้) แยกจากแถบสีเหลือง (LINE) อย่าสร้างใบที่ออกสำเร็จแล้วขึ้นใหม่เพื่อแก้ปัญหา LINE ให้ใช้ปุ่ม LINE ของห้องนั้นแทน

เมื่อออกใบแจ้งหนี้แล้ว หากได้รับเงินจริง ให้บันทึกการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เป็นขั้นตอนแยกต่างหาก