วิธีบันทึกการชำระเงิน

เมื่อได้รับเงินจริงแล้ว ผู้จัดการหอพัก หรือ เจ้าหน้าที่หอพัก บันทึกยอดรับจากรายละเอียดใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วและยังมียอดรับเพิ่มได้ การบันทึกนี้ยืนยันการรับเงินทันที ไม่ต้องนำรายการไปยืนยันซ้ำใน ตรวจสอบการชำระเงิน

บันทึกรับเงิน

1. เปิดใบแจ้งหนี้ที่ต้องการจากรายการใบแจ้งหนี้หรือหน้าตรวจสอบใบ แล้วตรวจ ค้างชำระ, รอตรวจสอบ, รับเพิ่มได้ และประวัติการรับเงินของใบเดียวกันก่อน หากมีรายการรอตรวจสอบ ให้ตรวจรายการนั้นก่อนบันทึกเงินซ้ำ
2. ในส่วน การชำระเงิน ช่อง ยอดที่รับจริง (บาท) เริ่มว่างเสมอ ระบบไม่เติมยอดให้ กรอกยอดเงินที่ได้รับจริง รวมถึงยอดชำระบางส่วน หรือเลือก รับเต็มยอด เมื่อได้รับครบตามยอด รับเพิ่มได้ ปุ่มนี้แค่กรอกยอดให้ ยังไม่บันทึกอะไร และแก้ยอดต่อได้
3. เลือก วิธีชำระ เป็น เงินสด, โอนเงิน หรือ QR ตรวจหรือแก้ วันที่รับเงิน และเพิ่ม หมายเหตุ หากจำเป็น
4. หากมีหลักฐาน เลือก แนบสลิป / รูปหลักฐาน ได้โดยไม่บังคับ แนบภาพ JPEG หรือ PNG ได้หลายภาพ สูงสุด 5 ภาพต่อรายการ แล้วเลือกปุ่มบันทึก (ยืนยันรับเงินจริง ในรายละเอียดใบแจ้งหนี้ หรือ บันทึกรับเงิน ในหน้าใบแจ้งหนี้)
5. ระบบแสดงกล่องยืนยัน ยืนยันบันทึกรับเงิน สรุป ยอด, วิธีชำระ และ วันที่รับเงิน ตรวจให้ตรงกับเงินที่ได้รับจริง แล้วเลือก ยืนยันบันทึกรับเงิน หากต้องแก้ ให้เลือก ยกเลิก เพื่อกลับไปแก้ในแบบฟอร์ม ยังไม่มีการบันทึกเงินจนกว่าจะยืนยัน
6. กลับมาตรวจ ประวัติการรับเงิน และยอดของใบแจ้งหนี้ รายการที่บันทึกจะแสดงว่า ยืนยันแล้ว และยอด ค้างชำระ ลดลงตามยอดรับ

ยอดรับต้องมากกว่า 0 และมีทศนิยมไม่เกิน 2 ตำแหน่ง ต้องไม่เกิน รับเพิ่มได้ ซึ่งหักยอดที่รอตรวจสอบออกจากยอดค้างแล้ว หากรับเพียงบางส่วน ยอดที่เหลือยังค้างในใบเดิม; เมื่อรับครบ ใบจะแสดงว่าชำระแล้ว การบันทึกรับเงินและการอัปโหลดหลักฐานเป็นคนละส่วน หากบันทึกรับเงินสำเร็จแล้วแต่บางภาพอัปโหลดไม่สำเร็จ ให้ตรวจรายการเดิมและเพิ่มเฉพาะหลักฐานที่ขาด อย่าบันทึกรับเงินซ้ำ

ระวัง: ใบแจ้งหนี้คือยอดที่เรียกเก็บ ส่วนรายการชำระเงินคือเงินที่รับหรือรอตรวจตามใบนั้น การนำเงินประกันหรือค่าเช่าล่วงหน้าที่ระบบถืออยู่มาใช้กับใบแจ้งหนี้เป็นคนละขั้นตอนกับการบันทึกเงินที่ได้รับใหม่

ถ้าบันทึกไม่ได้

• หากไม่เห็นแบบฟอร์ม ให้ตรวจว่าใบออกแล้ว ยังไม่ชำระครบ และมี รับเพิ่มได้ มากกว่า 0 หากเงื่อนไขครบแล้วยังไม่เห็นแบบฟอร์ม ให้ตรวจว่าเลือกสาขาถูกต้องหรือปรึกษาผู้จัดการหอพัก
• หากยอดไม่ผ่าน ให้ตรวจว่ามากกว่า 0 ใช้ทศนิยมไม่เกิน 2 ตำแหน่ง และไม่เกิน รับเพิ่มได้ รายการที่รอตรวจสอบอาจกันยอดไว้
• หากกดบันทึกแล้วไม่มีกล่องยืนยันขึ้น ให้ตรวจว่ากรอก ยอดที่รับจริง (บาท) แล้ว เพราะช่องนี้ไม่ถูกเติมให้และต้องมากกว่า 0
• หากข้อมูลใบหรือยอดเปลี่ยนระหว่างทำ ให้เปิดใบใหม่ ตรวจประวัติและยอดล่าสุดก่อนลองอีกครั้ง หากไม่แน่ใจว่าบันทึกสำเร็จหรือไม่ ให้ตรวจรายการเดิมก่อนกดซ้ำ

หากบันทึกหรือยืนยันรายการผิดไปแล้ว ให้ผู้จัดการหอพักหรือเจ้าของกิจการใช้ขั้นตอน ยกเลิกการชำระเงิน พร้อมเหตุผล เจ้าหน้าที่หอพักยกเลิกรายการที่ยืนยันแล้วไม่ได้ แทนการแก้หรือลบประวัติเดิม การยกเลิกใน Pakpak ไม่คืนเงินจริง; หากเป็นเงินที่ถืออยู่ ต้องตรวจขั้นตอนของแหล่งเงินนั้นแยกต่างหาก