วิธีเตรียมข้อมูลหอที่เปิดอยู่เพื่อนำเข้า PakPak

ถ้าหอของคุณเปิดดำเนินอยู่แล้วและมีผู้เช่าอยู่ในห้อง การเริ่มใช้ PakPak ไม่จำเป็นต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมดเอง ทีมงาน PakPak ช่วยตั้งค่าเริ่มต้นให้จากข้อมูลที่คุณเตรียมไว้ บทความนี้อธิบายว่าต้องเตรียมอะไร และอะไรที่ระบบยังไม่นำเข้าได้ เพื่อให้แผนชัดตั้งแต่ต้น หอที่เพิ่งเปิดใหม่ไม่ต้องใช้วิธีนี้ ใช้ขั้นตอนใน ภาพรวมการเริ่มต้น ตั้งแต่ต้นได้เลย

ขั้นตอนภาพรวม

1. ติดต่อทีมงาน PakPak เพื่อขอเริ่มกระบวนการนำเข้าข้อมูล
2. ทีมงานส่งแบบฟอร์ม Excel ที่กำหนดรูปแบบของข้อมูลมาให้
3. เติมข้อมูลตามรายการด้านล่างให้ครบและตรงตามจริง
4. ส่งไฟล์กลับให้ทีมงาน ทีมจะตรวจข้อมูล ตั้งค่าหอของคุณ และแจ้งกลับพร้อมรายการที่นำเข้าแล้วเมื่อพร้อมใช้
5. ตรวจงานในระบบก่อนเริ่มใช้ แล้วจึงเริ่มออกบิลรอบแรก

หมายเหตุ: การนำเข้านี้ทีมงาน PakPak ช่วยทำเป็นรายกรณี ขอบเขตข้อมูลที่นำเข้าได้อาจต่างกันตามข้อมูลต้นฉบับของแต่ละหอ ทีมงานจะยืนยันรายการที่นำเข้าได้ให้ทราบก่อนเริ่มดำเนินการ

ข้อมูลที่ต้องเตรียม

• ข้อมูลหอพัก — ชื่อหอ และการตั้งค่าพื้นฐานที่ใช้อยู่ เช่น วิธีคิดค่าน้ำค่าไฟ
• ประเภทห้อง — ชื่อประเภทห้อง ค่าเช่า และเงินประกัน/มัดจำของแต่ละประเภท
• ห้องพัก — เลขห้อง ชั้น และประเภทห้องที่สอดคล้องกัน พร้อมเลขมิเตอร์ไฟ/น้ำล่าสุดตามที่หอใช้งานของแต่ละห้อง ไว้ให้ทีมใช้อ้างอิงเวลาจดมิเตอร์รอบแรก
• ผู้เช่าปัจจุบันต่อห้อง — ชื่อ-นามสกุลของผู้ที่อยู่ห้องนั้นวันนี้ พร้อมข้อมูลพื้นฐานที่มี เช่น เบอร์โทรศัพท์ วันที่เข้าอยู่ และเงินประกัน/มัดจำที่ถืออยู่
• บัญชีรับเงิน — ชื่อบัญชีธนาคาร เลขที่บัญชี และชื่อผู้รับเงินพร้อมเพย์ ดูความสำคัญใน วิธีตั้งค่าข้อมูลรับเงินของหอพัก

หมายเหตุ: ทีมงานจะตรวจไฟล์และแจ้งกลับถ้ามีจุดที่ต้องเคลียร์ก่อนนำเข้า เช่น วิธีคิดค่าน้ำระบุทั้งแบบต่อหน่วยและแบบเหมาจ่ายพร้อมกัน หรือห้องที่จะถูกสร้างจากจำนวนชั้นกับจำนวนห้องเฉลี่ยต่อชั้นแทนการใช้เลขห้องจริง การเติมข้อมูลให้ครบและตรงจริงตั้งแต่แรกช่วยลดการกลับไปกลับมา

อะไรที่ระบบยังไม่นำเข้า

สำคัญ: สิ่งเหล่านี้เป็นข้อจำกัดปัจจุบัน ควรรู้ก่อนวางแผน

• บิลและการชำระเงินย้อนหลัง ไม่ถูกนำเข้า ยอดในระบบเริ่มนับจากรอบบิลแรกที่คุณออกเองใน PakPak ประวัติก่อนหน้าให้เก็บไฟล์เดิมไว้เปรียบเทียบ
• ยอดเงินประกันและค่าเช่าล่วงหน้าที่ถืออยู่ของผู้เช่าเดิม ยังไม่มีช่องนำยอดยกมาเข้าระบบ ให้เตรียมยอดที่ถืออยู่แยกไว้ และแจ้งทีมงาน PakPak ระหว่าง onboarding เพื่อวางวิธีเริ่มต้นข้อมูลให้เหมาะกับกรณีของหอ อย่าบันทึกเป็นการรับเงินใหม่เพียงเพื่อย้ายยอดเดิม เว้นแต่เป็นเงินที่รับจริงหลังเริ่มใช้งาน PakPak ขั้นตอนปกติของเงินที่รับใหม่ดูใน วิธีรับเงินประกัน และ วิธีรับค่าเช่าล่วงหน้า
• เงื่อนไขสัญญาเช่าเชิงละเอียด (เช่น รอบการต่อสัญญา วันสิ้นสุดสัญญา) ไม่ถูกนำเข้า หากทีมงานนำเข้าข้อมูลผู้เช่าปัจจุบันให้ ผู้เช่าจะถูกตั้งค่าเริ่มต้นในระบบจากข้อมูลที่เตรียมไว้ และการเรียกเก็บใน PakPak เริ่มนับจากบิลแรกที่คุณออกในระบบ ไม่ได้วิ่งย้อนไปสร้างบิลเก่าให้

หลังทีมงานตั้งค่าเสร็จ

เมื่อทีมแจ้งว่าพร้อมแล้ว ให้ตรวจข้อมูลที่ทีมแจ้งว่านำเข้าแล้ว เช่น จำนวนห้องกับประเภทห้อง ข้อมูลผู้เช่าที่นำเข้า และบัญชีรับเงิน ว่าตรงกับข้อมูลต้นฉบับก่อนเริ่มใช้งานจริง หลังยืนยัน ให้เริ่มจาก เพิ่มผู้เช่าเข้าระบบเพิ่ม สำหรับห้องที่เหลือ และออกบิลรอบแรกตาม ภาพรวมการออกบิลประจำเดือน

ถ้าทำไม่ได้

• ข้อมูลบางอย่างไม่แน่ใจว่ากรอกตรงไหน ให้ทิ้งช่องนั้นไว้แล้วทำเครื่องหมายไว้ อย่าเดา เพราะข้อมูลที่กรอกผิดจะกลายเป็นค่าตั้งต้นในระบบ
• หอมีหลายอาคารหรือหลายสาขา ให้แจ้งทีมงานตั้งแต่ต้น เพื่อวางโครงสร้างองค์กรให้ถูกตั้งแต่การตั้งค่าครั้งแรก