วิธีย้ายผู้เช่าเข้า

ถ้าผู้เช่าอยู่สถานะ กำลังจะเข้า และถึงวันเริ่มสัญญาแล้ว ให้ยืนยันการเข้าพักจากหน้า จัดการผู้เช่า การยืนยันนี้ทำให้สัญญาเป็น กำลังใช้งาน ผู้เช่าเป็น อยู่ปัจจุบัน และห้องแสดงว่าเข้าพักแล้ว การเปลี่ยนสถานะห้องอย่างเดียวไม่ใช่ขั้นตอนย้ายเข้า

ยืนยันเข้าพัก

ก่อนเริ่ม ต้องมีสัญญาสถานะ กำลังจะเข้า สำหรับผู้เช่าและห้องนั้น หากยังไม่มี ให้ สร้างสัญญา ก่อน ผู้ที่เข้าถึงหอพักนั้นยืนยันเข้าพักได้

ห้องต้องพร้อมใช้งานด้วย ห้อง รอทำความสะอาด หรือ ปิดปรับปรุง ยังยืนยันเข้าพักไม่ได้ แม้มีสัญญารออยู่และถึงวันเริ่มแล้ว ให้ทำความสะอาดหรือซ่อมให้เสร็จ แล้วเปลี่ยนเป็น ว่าง ตาม ขั้นตอนจัดการสถานะห้อง ก่อนกลับมายืนยันเข้าพัก หากยังมีสัญญาอื่นที่ใช้งานอยู่ ต้องจัดการรายการที่ขวางตามขั้นตอนก่อน

1. เปิด จัดการผู้เช่า ของหอพักที่ถูกต้อง แล้วหารายชื่อสถานะ กำลังจะเข้า
2. เปิดเมนูของผู้เช่า เลือก ยืนยันเข้าพัก แล้วตรวจ เงื่อนไขหลักที่ตรวจได้ตอนนี้ ในหน้าต่างยืนยัน
3. ถ้ามีเลขมิเตอร์ตอนส่งมอบห้อง ให้กรอก มิเตอร์น้ำ และ มิเตอร์ไฟ (ไม่บังคับ ดู เลขมิเตอร์ตอนเข้าพัก)
4. เลือก ยืนยัน ในหน้าต่างยืนยัน
5. ตรวจข้อความ ยืนยันเข้าพักเรียบร้อยแล้ว และสถานะผู้เช่าที่เปลี่ยนเป็น อยู่ปัจจุบัน ตรวจห้องและสัญญาอีกครั้งหากต้องการยืนยันผล

เลขมิเตอร์ตอนเข้าพัก

ในหน้าต่างยืนยัน มีช่อง มิเตอร์น้ำ และ มิเตอร์ไฟ ให้กรอกเลขที่อ่านได้ตอนส่งมอบห้อง ช่องนี้ ไม่บังคับ กรอกเป็นจำนวนเต็มไม่ติดลบเท่านั้น (ถ้ากรอกผิดรูปแบบ ระบบจะไม่ยืนยันเข้าพักและแจ้งให้แก้)

• เลขที่บันทึกไว้ถูกใช้เป็น เลขเริ่มต้นของบิลแรกของห้องนี้ แทนการกรอกเลขเริ่มต้นเองตอนออกบิล
• ใช้เฉพาะตอนที่ห้องยังไม่เคยมีใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วพร้อมเลขมิเตอร์ ถ้ามีบิลที่ออกไปแล้ว ระบบยังใช้เลขจากบิลล่าสุดต่อเนื่องเหมือนเดิม
• บันทึกแล้วแก้ไม่ได้ ถ้าไม่กรอก ระบบทำงานเหมือนเดิมและต้องกรอกเลขเริ่มต้นตอนออกบิลแรก

เงื่อนไขหลักที่ตรวจได้ก่อนยืนยัน

ก่อนกด ยืนยัน หน้าต่างยืนยันจะแสดง เงื่อนไขหลักที่ตรวจได้ตอนนี้ เป็นข้อมูลช่วยตรวจ แยกชัดระหว่างสองชนิด

• ระบบบังคับ — เงื่อนไขหลักที่ระบบตรวจจริงก่อนบันทึก ถ้ายังไม่ผ่าน การยืนยันจะไม่สำเร็จ ได้แก่
  • ถึงวันเริ่มสัญญาแล้ว — ยังไม่ถึงวันเริ่มสัญญายืนยันไม่ได้
  • ห้องพร้อมเข้าพัก — ห้อง รอทำความสะอาด หรือ ปิดปรับปรุง ยืนยันไม่ได้
• ข้อมูลประกอบ — ข้อมูลตรวจสอบเท่านั้น ไม่ใช่เงื่อนไขที่ระบบบังคับ และไม่ทำให้การยืนยันล้มเหลว ได้แก่ ข้อมูลเอกสารประจำตัว ของผู้เช่า (ถ้ายังไม่ได้กรอก จะแสดงว่ายังไม่มีข้อมูล เพื่อเตือนให้เก็บก่อนหรือหลังย้ายเข้าตามสมควร)

รายการข้างต้นเป็นเงื่อนไขหลักเท่านั้น ไม่ใช่ทุกเงื่อนไข — ตอนกด ยืนยัน ระบบยังตรวจเงื่อนไขอื่นอีก เช่น สัญญาที่ทับซ้อนกันของห้อง หากมีเงื่อนไขใดยังไม่ผ่าน หน้าต่างจะแสดงสาเหตุให้ทราบเสมอ

หากรายการใดระบบยังตรวจไม่ได้ จะแสดงว่า ยังไม่ได้ตรวจสอบ ไม่ใช่ข้อผิดพลาด และการยืนยันยังกดได้ตามปกติ ระบบจะตรวจเงื่อนไขจริงอีกครั้งตอนบันทึกเสมอ

หลังยืนยัน

หน้าจอนี้ยืนยันวันที่เข้าพักเป็นวันปัจจุบัน ไม่มีช่องเลือกวันย้ายเข้า หากเพิ่มผู้เช่าด้วยทางเลือก อยู่ปัจจุบัน ระบบบันทึกการเข้าพักพร้อมการสร้างสัญญาอยู่แล้ว ไม่ต้องยืนยันซ้ำ

หากรอบเรียกเก็บของเดือนที่เริ่มเข้าพักถูกล็อกไว้ก่อนยืนยัน ก็ยังยืนยันเข้าพักได้ตามปกติ ระบบจะเริ่มนำสัญญาเข้ารอบเรียกเก็บถัดไป โดยไม่สร้างใบแจ้งหนี้ย้อนหลังในรอบที่ล็อกแล้ว

ถ้าผู้เช่าพักอยู่แล้วและต้องการย้ายห้อง

ใช้ขั้นตอน วิธีย้ายห้องผู้เช่าที่กำลังพัก เพื่อเตรียมห้องใหม่ ยืนยันย้าย และจัดการบิลสุดท้ายของห้องเดิม

ถ้าทำไม่ได้

• ถ้ายังไม่ถึงวันเริ่มสัญญาและผู้เช่าตกลงเลื่อนกำหนดเข้าอยู่ ให้ แก้วันเริ่มและวันสิ้นสุดสัญญา ตามช่วงใหม่ก่อน แล้วจึงยืนยันเข้าพักเมื่อถึงวันเริ่ม หากช่วงสัญญาเดิมถูกต้องแล้ว ให้รอถึงวันเริ่มและยืนยันเข้าพักโดยไม่แก้วันที่
• ถ้าสัญญาที่รออยู่เป็นสัญญาของ การย้ายห้อง (ผู้เช่ายังอยู่ห้องเดิม) จะยืนยันเข้าพักจากเมนูนี้ไม่ได้ สัญญานั้นจะเริ่มใช้เมื่อดำเนินการย้ายห้องจริง หากไม่ย้ายแล้ว ให้เลือก ยกเลิกการย้ายห้อง ในเมนูของผู้เช่า
• ถ้าขึ้นว่า ห้องยังไม่พร้อม หรือยังมีสัญญาที่ใช้งานอยู่ ไม่สามารถยืนยันเข้าพักได้ ให้ตรวจทั้งสถานะ รอทำความสะอาด / ปิดปรับปรุง และสัญญาหรือผู้เข้าพักรายอื่นที่ยังใช้งานอยู่ แล้วจัดการสาเหตุก่อนลองใหม่ การยืนยันที่ถูกปฏิเสธจะไม่เปลี่ยนห้องหรือผู้เช่า และไม่บันทึกการเข้าพัก
• ถ้าสถานะห้องหรือสัญญาไม่ตรงกับข้อมูลที่เห็น ให้ตรวจข้อมูลล่าสุดก่อนทำซ้ำ และส่งรายละเอียดห้องกับสัญญาให้ฝ่ายช่วยเหลือหากยังไม่ทราบสาเหตุ