วิธีบันทึกรับค่าเช่าล่วงหน้า

ใช้เมื่อได้รับเงินค่าเช่าล่วงหน้า จริง จากผู้เช่าแล้ว เพื่อให้ยอดค่าเช่าล่วงหน้าคงเหลือของสัญญาถูกต้อง ก่อนเริ่ม ควรอ่าน ค่าเช่าล่วงหน้าคืออะไร

สิทธิ์ที่ต้องใช้: ผู้จัดการหอพัก และ เจ้าหน้าที่หอพัก บันทึกรับเงินได้ แต่การแก้รายการรับ ใช้กับบิล คืนเงิน และโอนต่อสัญญาเป็นงานของผู้จัดการหอพักและเจ้าของกิจการ

การรับเงินนี้ ไม่ใช่ การแก้ยอดในสัญญา ไม่ใช่การรับเงินประกัน ไม่ใช่การจ่ายใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว และไม่ย้ายเงินไปสัญญาต่ออายุเอง หากผู้เช่าจ่ายใบแจ้งหนี้ ให้ บันทึกการชำระเงิน แทน

บันทึกรับเงิน

1. เปิด จัดการสัญญา เลือกสัญญา แล้วดูส่วน ค่าเช่าล่วงหน้า ปุ่ม รับเงิน แสดงเมื่อสัญญากำลังจะเข้า กำลังใช้งาน หรืออยู่ระหว่างแจ้งย้ายออก
2. เลือก รับเงิน กรอก จำนวนเงิน (บาท) และ วันที่ ที่รับเงินจริง เลือก วิธีชำระ (เงินสด โอนเงิน หรือ QR) บัญชีรับเงิน ถ้ามี และ เลขอ้างอิง
3. เลือก บันทึก แล้วตรวจ ยอดคงเหลือ และรายการใหม่ใน ประวัติรายการ

รับได้ทุกจำนวนที่เป็นเงินจริงและมากกว่าศูนย์ และรับหลายครั้งได้ ค่าเช่าล่วงหน้าไม่ได้กำหนดยอดเป้าหมาย ระบบจึงไม่เตือนเมื่อรับเกินจำนวนใดจำนวนหนึ่ง เมื่อบันทึกรับสำเร็จ ยอดคงเหลือจะเพิ่มตามจำนวนที่รับ และอาจเปลี่ยนภายหลังเมื่อมีการใช้ คืน โอน หรือแก้ไขรายการรับ

วันที่ คือวันที่ได้รับเงินจริง เลือกวันที่ผ่านมาหรือวันนี้ได้ แต่เลือกวันในอนาคตไม่ได้

หากรับเงินไว้สำหรับสัญญาที่ กำลังจะเข้า (ยังไม่เริ่ม) ให้บันทึกที่สัญญานั้นโดยตรง ค่าเช่าล่วงหน้าที่สัญญาเดิมถืออยู่ย้ายไปสัญญาต่ออายุที่ยังไม่เริ่มไม่ได้ ดู จัดการค่าเช่าล่วงหน้าที่เหลือเมื่อจบสัญญา

แก้รายการรับที่ผิด

เฉพาะผู้จัดการหอพักและเจ้าของกิจการเห็นปุ่ม แก้ไข เจ้าหน้าที่หอพักให้แจ้งผู้จัดการหอพัก อย่าลบประวัติ ให้เลือก แก้ไข ที่รายการรับนั้นใน ประวัติรายการ จะมีกล่อง แก้ไขรายการรับเงิน ให้กรอก เหตุผล (จำเป็น) แล้วเลือก ยืนยัน (ถ้าไม่ต้องการแก้ ให้เลือก ไม่ดำเนินการ) ระบบสร้างรายการย้อนกลับของรายการรับนั้น (ไม่ใช่การลบประวัติ) ทำให้ยอดคงเหลือลดลง แล้วจึงบันทึกรับใหม่ตามจริง หากเงินจากรายการรับนั้นถูกนำไปใช้ คืน หรือโอนไปแล้วจนยอดคงเหลือไม่พอ ระบบอาจไม่ให้แก้รายการรับเดิม ให้ตรวจประวัติและจัดการรายการที่เกิดขึ้นภายหลังตามจริงก่อน หากเป็นการใช้กับใบแจ้งหนี้ ให้ยกเลิกการใช้ก่อนตาม วิธีนำค่าเช่าล่วงหน้าไปใช้

ถ้าทำไม่ได้

• ไม่เห็นปุ่ม รับเงิน ให้ตรวจสิทธิ์ และตรวจว่าสัญญายังไม่สิ้นสุดหรือถูกปิด
• วันที่ไม่ผ่าน ให้เลือกวันที่จริงที่ไม่เกินวันนี้
• ระบบแจ้งว่าข้อมูลเปลี่ยน ให้โหลดหน้าใหม่ ตรวจประวัติว่ารายการถูกบันทึกแล้วหรือยัง แล้วจึงทำซ้ำ

ค่าเช่าล่วงหน้าที่มาจากเงินจอง

เมื่อนำเงินจองมาเป็นค่าเช่าล่วงหน้าตอนสร้างสัญญา ยอดนั้นเพิ่มเงินที่ถืออยู่ด้วยรายการ โอนเข้า ไม่ใช่การรับเงินจริงใหม่ ไม่ต้องบันทึกรับค่าเช่าล่วงหน้าซ้ำ และยังไม่ได้ชำระใบแจ้งหนี้ ต้องนำยอดไปใช้กับใบที่ต้องการในขั้นตอนแยก ดู การจัดการเงินจอง