วิธีต่อสัญญา

ต่อสัญญา สร้างสัญญาฉบับใหม่ต่อจากฉบับเดิม ไม่ได้เขียนทับสัญญาเดิม สัญญาเดิมยังอยู่ในประวัติตามเดิม ถ้าต้องการเปลี่ยนแค่วันสิ้นสุดหรือค่าเช่าของสัญญาฉบับปัจจุบัน ให้ใช้ แก้ไขสัญญา แทน การต่อสัญญาทำได้โดย ผู้จัดการหอพัก และ เจ้าหน้าที่หอพัก เจ้าหน้าที่หอพักต่อได้เฉพาะด้วยเงื่อนไขเดิม คือค่าเช่าและค่าปรับเดิมของสัญญา หากต้องการเปลี่ยนค่าเช่าหรือค่าปรับตอนต่อสัญญา ต้องให้ผู้จัดการหอพักทำรายการ

ใช้เมื่อไหร่

ใช้เมื่อผู้เช่าคนเดิมจะอยู่ห้องเดิมต่อหลังสัญญาปัจจุบันสิ้นสุด และต้องการให้มีสัญญาฉบับใหม่แยกจากฉบับเดิม เช่น เริ่มรอบสัญญาใหม่หรือปรับค่าเช่าตั้งแต่วันเริ่มฉบับใหม่ ไม่ใช้กับการย้ายห้องหรือเปลี่ยนผู้เช่า

ก่อนเริ่มต้องมีอะไร

• สัญญาปัจจุบันต้องมีสถานะ กำลังใช้งาน แม้ใกล้หรือพ้นวันสิ้นสุดแล้วก็ตาม คำเตือนวันที่เป็นข้อมูลแยกจากสถานะหลัก สัญญาที่อยู่ในสถานะ แจ้งย้ายออกแล้ว ต่อสัญญาไม่ได้
• ต้องมีผู้เช่าหลักในสัญญา ถ้าไม่มี ปุ่ม ต่อสัญญา ในหน้ารายละเอียดจะกดไม่ได้
• สัญญานั้นต้องยังไม่มีสัญญาฉบับต่อไปที่ยังมีผลอยู่ สัญญาฉบับต่อไปที่ถอนไปก่อนเริ่มแล้วไม่นับ ดู ยกเลิกสัญญาที่ยังไม่เริ่ม

ต่อสัญญา

เปิดหน้าต่างต่อสัญญาได้สองทาง โดยกรอกข้อมูลเหมือนกัน

• จากจัดการสัญญา: เลือก จัดการ ที่สัญญาที่ต้องการ แล้วเลือก ต่อสัญญา ที่ท้ายรายละเอียด สัญญาที่ใกล้หรือพ้นวันสิ้นสุดมีปุ่ม ต่อสัญญา ที่แถวหรือการ์ดด้วย
• จากจัดการผู้เช่า: เปิดเมนูของผู้เช่าที่ อยู่ปัจจุบัน แล้วเลือก ต่อสัญญา หรือเลือก ดูสัญญา เพื่อเปิดรายละเอียดก่อน

1. ตรวจสัญญาเดิมและวันเริ่มสัญญาใหม่ที่แสดง วันเริ่มใหม่กำหนดให้อัตโนมัติเป็น วันถัดจากวันสิ้นสุดสัญญาเดิม ไม่ได้เลือกเอง
2. กรอก วันสิ้นสุดสัญญาใหม่ ซึ่งต้องไม่ก่อนวันเริ่มใหม่
3. เจ้าของกิจการ และ ผู้จัดการหอพัก กรอก ค่าเช่าใหม่ (บาท/เดือน) ได้จากทั้งสองหน้า เว้นว่างเพื่อใช้ค่าเช่าเดิม หากส่วน ค่าปรับชำระล่าช้าในสัญญาใหม่ แสดง ให้เลือกใช้ค่าปรับเดิม ไม่มีค่าปรับ หรือกำหนดใหม่ตามที่ตกลงกัน เจ้าหน้าที่หอพัก ใช้ค่าเช่าและค่าปรับเดิมตามสิทธิ์
4. ระบุ เหตุผล (ไม่บังคับ) แล้วอ่านสรุปค่าเช่า ค่าปรับ และเงินประกันตามสัญญา เงินประกันตามสัญญาใหม่ใช้ยอดเดิมจากสัญญาปัจจุบัน
5. เลือก ยืนยันต่อสัญญา แล้วตรวจข้อความ ต่อสัญญาสำเร็จ หากโหลดข้อมูลไม่สำเร็จ ให้เลือก ลองโหลดใหม่ ก่อนกรอกต่อ

หน้าต่างจะแจ้งว่าสัญญาใหม่จะเริ่มในอนาคต เริ่มวันนี้ หรือเริ่มย้อนหลังจากวันนี้ การต่อล่วงหน้ายังรอรับช่วงเมื่อถึงวันเริ่ม ส่วนรายการที่วันเริ่มมาถึงแล้วจะเริ่มใช้งานทันทีเมื่อบันทึกสำเร็จ คำเตือนพ้นวันสิ้นสุดไม่ได้ต่อสัญญาให้เอง และไม่ได้ยืนยันว่ามีค่าเช่าตกหล่น ดู สถานะสัญญาและคำเตือนวันสิ้นสุด

หลังต่อสัญญาแล้วเกิดอะไรขึ้น

• มีสัญญาฉบับใหม่เพิ่มขึ้น เป็นสัญญาแยก มีประวัติของตัวเอง สัญญาเดิมไม่ถูกแก้ทับ
• เงินประกันที่ถืออยู่ย้ายตามอัตโนมัติ เมื่อสัญญาใหม่เริ่มมีผล ระบบย้ายเงินประกันที่ถืออยู่ของสัญญาเดิมไปสัญญาใหม่เต็มจำนวน (ดูข้อถัดไป)
• ข้อมูลที่ยกมาให้: ค่าเช่า (เว้นแต่กรอกค่าเช่าใหม่), เงินประกันตามสัญญา, การตั้งค่าน้ำและไฟ และบริการที่ยังใช้งานอยู่ ตรวจข้อมูลเหล่านี้ในสัญญาใหม่ก่อนออกบิลครั้งแรก
• ถ้าต่อสัญญาในวันที่สัญญาใหม่ควรเริ่มแล้วหรือหลังจากนั้น (สัญญาเดิมสิ้นสุดไปแล้ว) ระบบรับช่วงให้ทันที สัญญาใหม่เป็น กำลังใช้งาน สัญญาเดิมแสดงว่า ต่อสัญญาแล้ว เมื่อระบบพบสัญญาฉบับถัดไปที่เริ่มใช้งานแล้ว และ เงินประกันที่ถืออยู่ ของสัญญาเดิมย้ายไปอยู่กับสัญญาใหม่ เป็นรายการโอนต่อสัญญา ไม่ใช่เงินที่รับใหม่
• ถ้าต่อไว้ล่วงหน้าก่อนวันเริ่ม สัญญาใหม่มีสถานะ กำลังจะเข้า สัญญาเดิมใช้งานต่อจนถึงวันสิ้นสุด เมื่อถึงวันเริ่ม หน้า จัดการสัญญา จะแสดงป้าย ครบกำหนดรับช่วงสัญญา และปุ่ม รับช่วงสัญญา ที่สัญญาใหม่ สัญญาใหม่จะไม่เริ่มมีผลเองจนกว่าจะรับช่วง ดูหัวข้อ รับช่วงสัญญาเมื่อถึงวันเริ่ม

สำคัญ: ค่าเช่าล่วงหน้าไม่ย้ายไปสัญญาใหม่เอง ไม่ว่าสัญญาใหม่จะเริ่มแล้วหรือยัง ผู้จัดการหอพักต้องตัดสินใจเองว่าจะใช้ คืน หรือโอน ดู จัดการค่าเช่าล่วงหน้าที่เหลือเมื่อจบสัญญา การโอนทำได้หลังสัญญาใหม่เริ่มมีผลแล้วเท่านั้น สำหรับสัญญาที่ต่อไว้ล่วงหน้า คือหลังรับช่วงสัญญาแล้ว ให้เปิด จัดการสัญญา ของสัญญาใหม่แล้วใช้ส่วนค่าเช่าล่วงหน้า

รับช่วงสัญญาเมื่อถึงวันเริ่ม

ใช้กับสัญญาต่ออายุที่ต่อไว้ล่วงหน้า (สถานะ กำลังจะเข้า) เมื่อถึงหรือเลยวันเริ่มแล้ว ทำได้โดย ผู้จัดการหอพัก หรือ เจ้าหน้าที่หอพัก ปุ่มนี้ไม่ใช่ ยืนยันเข้าพัก ในหน้า จัดการผู้เช่า ซึ่งใช้กับผู้เช่าที่เข้าพักครั้งแรกเท่านั้น

1. เปิด จัดการสัญญา สัญญาใหม่ที่ถึงกำหนดจะมีป้าย ครบกำหนดรับช่วงสัญญา และปุ่ม รับช่วงสัญญา ที่การ์ดหรือแถวของสัญญา (เลือก จัดการ แล้วเห็นปุ่มเดียวกันในกรอบสีเหลืองด้านบนของรายละเอียดก็ได้)
2. อ่านข้อความในหน้าต่าง รับช่วงสัญญาต่ออายุ: สัญญาเดิมจะสิ้นสุด, สัญญาใหม่จะเริ่มใช้งาน, เงินประกันที่ถืออยู่จะย้ายไปสัญญาใหม่ และค่าเช่าล่วงหน้าไม่ย้ายอัตโนมัติ
3. เลือก ยืนยันรับช่วง แล้วตรวจข้อความ รับช่วงสัญญาเรียบร้อยแล้ว ป้ายและปุ่มจะหายไป และสัญญาใหม่เป็น กำลังใช้งาน

ผลที่ได้: สัญญาใหม่เป็น กำลังใช้งาน สัญญาเดิมแสดงว่า ต่อสัญญาแล้ว เมื่อระบบพบสัญญาฉบับถัดไปที่เริ่มใช้งานแล้ว เงินประกันที่ถืออยู่ย้ายไปสัญญาใหม่ครั้งเดียว ห้องยังมีผู้เช่าอยู่และผู้เช่ายังเป็น อยู่ปัจจุบัน ระบบไม่บันทึกการเข้าพักใหม่ ถ้ารับช่วงช้ากว่าวันเริ่ม วันเริ่มและวันสิ้นสุดของสัญญาใหม่ไม่เปลี่ยน ค่าเช่าล่วงหน้ายังอยู่กับสัญญาเดิม

ปุ่มนี้ไม่แสดงถ้าสัญญายังไม่ถึงวันเริ่มหรือสัญญาไม่ใช่สัญญาต่ออายุ

ขณะรอสัญญาใหม่เริ่ม

• ระหว่างที่สัญญาใหม่ยังเป็น กำลังจะเข้า ระบบไม่ให้ แจ้งย้ายออก หรือแก้การแจ้งย้ายออกของสัญญาเดิม ถ้าต้องแจ้งย้ายออกจริง ให้ถอนสัญญาใหม่ก่อน
• ถ้าต่อผิดและสัญญาใหม่ยังไม่เริ่ม ให้ ถอนสัญญาต่ออายุ เมื่อถอนแล้ว สัญญาเดิมต่อสัญญาได้อีกครั้ง สัญญาใหม่ที่เริ่มมีผลแล้ว (รวมถึงที่รับช่วงแล้ว) ถอนไม่ได้ และทำให้สัญญาเดิมต่อซ้ำไม่ได้ การต่อครั้งถัดไปให้ทำจากสัญญาฉบับล่าสุดที่เริ่มแล้ว

ถ้าต่อสัญญาไม่ได้

ข้อความหรืออาการ	ความหมาย	ทำต่ออย่างไร
“สัญญานี้มีสัญญาฉบับต่อไปแล้ว หากต้องการต่อใหม่ให้ยกเลิกสัญญาฉบับต่อไปก่อน”	สัญญานี้มีฉบับต่อที่ยังมีผลอยู่แล้ว	ตรวจสัญญาห้องเดียวกันใน จัดการสัญญา ถ้าฉบับต่อยังเป็น กำลังจะเข้า และต่อผิด ให้ถอนก่อน ถ้าฉบับต่อเริ่มแล้ว ให้ต่อจากฉบับนั้นแทน
“วันเริ่มสัญญาใหม่ต้องหลังวันสิ้นสุดสัญญาเดิม”	วันเริ่มของสัญญาใหม่ต้องอยู่หลังวันสิ้นสุดของฉบับเดิมเสมอ	ให้ระบบกำหนดวันเริ่มเอง ไม่แก้วันสิ้นสุดของสัญญาเดิมเพียงเพื่อให้ต่อผ่าน ให้โหลดข้อมูลใหม่แล้วลองอีกครั้ง
“วันที่ของสัญญาไม่ถูกต้อง”, “วันสิ้นสุดต้องไม่ก่อนวันเริ่มสัญญา”, “กรุณากรอกวันที่เป็น ค.ศ.”	วันสิ้นสุดใหม่อยู่ก่อนวันเริ่มของฉบับใหม่ หรือรูปแบบปีไม่ถูกต้อง	เลือกวันสิ้นสุดที่อยู่หลังวันถัดจากวันสิ้นสุดเดิม และกรอกเป็นปี ค.ศ.
“ไม่พบสัญญาที่กำลังใช้งานของผู้เช่านี้” หรือไม่มีปุ่มให้ต่อ	สัญญาไม่ได้อยู่สถานะกำลังใช้งาน เช่น แจ้งย้ายออกแล้ว สัญญาที่สิ้นสุดแล้ว หรือ กำลังจะเข้า	ตรวจสถานะของสัญญา ถ้าผู้เช่าแจ้งออกแล้ว แต่ต้องการอยู่ต่อ ให้ดู แก้ไขหรือถอนการแจ้งย้ายออก
“สัญญาเดิมยังมีบิลฉบับร่างของงวดนั้น กรุณาออกบิลหรือปิดรอบบิลของงวดนั้นก่อน”	ในกรณีที่สัญญาใหม่เริ่มในเดือนเดียวกับที่สัญญาเดิมสิ้นสุด สัญญาเดิมยังมีใบแจ้งหนี้ฉบับร่างของเดือนนั้นค้างอยู่	เปิด รอบออกบิล ของเดือนนั้น ตรวจและจัดการฉบับร่างที่ค้างของสัญญาเดิมตามที่รอบนั้นรองรับ แล้วต่อสัญญาอีกครั้ง
ข้อความว่าห้องมีสัญญาอื่นทับช่วง หรือ “ต่อสัญญาไม่สำเร็จ”	ช่วงของสัญญาใหม่ชนกับสัญญาอื่นของห้อง ห้องอยู่ในสถานะที่ใช้ไม่ได้ในขณะนั้น หรือข้อมูลเปลี่ยนระหว่างทำ	ตรวจสัญญาและสถานะของห้องนั้น แล้วโหลดข้อมูลใหม่ก่อนลองอีกครั้ง
ยังต่อสัญญาด้วยเงื่อนไขนี้ไม่ได้	เจ้าหน้าที่หอพักกรอกค่าเช่าหรือค่าปรับต่างจากสัญญาเดิม	ใช้ค่าเช่าและค่าปรับเดิม หรือให้ผู้จัดการหอพักเป็นผู้ต่อสัญญา
“สถานะสัญญามีการเปลี่ยนแปลง กรุณาตรวจสอบข้อมูลล่าสุด” ตอนรับช่วง	มีผู้ใช้อื่นรับช่วงหรือถอนสัญญานี้ไปก่อน หรือข้อมูลเปลี่ยนระหว่างทำ ระบบไม่แสดงว่าสำเร็จ	ดูสถานะหลังโหลดใหม่ ถ้าเป็น กำลังใช้งาน แปลว่ารับช่วงแล้ว ถ้าแสดง ถอนสัญญาต่ออายุ แปลว่าถูกถอน หากแสดงเพียง สิ้นสุดแล้ว ให้ตรวจประวัติก่อนสรุปเหตุสิ้นสุด
“ยังไม่ถึงวันเริ่มสัญญาใหม่ จึงรับช่วงสัญญาไม่ได้”	วันนี้ยังอยู่ก่อนวันเริ่มของสัญญาใหม่	รอถึงวันเริ่ม
“สัญญาเดิมหรือสถานะห้องไม่พร้อมรับช่วง …”	สัญญาเดิมไม่ได้เป็น กำลังใช้งาน (เช่น แจ้งออกแล้ว) มีสัญญาอื่นใช้ห้องอยู่ หรือห้องไม่ได้มีผู้เช่า	โหลดข้อมูลใหม่ ตรวจสัญญาเดิมและสถานะห้อง
“สัญญานี้ไม่ใช่สัญญาต่ออายุ …”	สัญญาที่กำลังจะเข้าเป็นสัญญาแรกของผู้เช่า	ใช้ ยืนยันเข้าพัก ที่หน้า จัดการผู้เช่า แทน

ถ้าถึงวันเริ่มแล้วแต่ยังไม่รับช่วง

ถ้าสัญญาต่ออายุถึงวันเริ่มแล้วแต่ยังไม่ได้รับช่วง PakPak จะไม่ปล่อยให้ห้องหายจากรอบบิลโดยไม่มีคำอธิบาย ตอนสร้างรอบ หน้า สร้างรอบบิลใหม่ แสดง “มีสัญญาต่ออายุที่รอรับช่วง N ห้อง” พร้อมลิงก์ไปหน้าสัญญา ห้องอื่นยังสร้างรอบได้ตามปกติ ถ้าไม่มีห้องอื่นที่ออกบิลได้ ระบบแจ้งให้รับช่วงสัญญาก่อน ให้รับช่วงตามหัวข้อด้านบน แล้วสร้างรอบอีกครั้ง การเรียกเก็บแบบรอบก็แจ้งเช่นกันว่า “ต้องรับช่วงสัญญาต่ออายุก่อน”

ถ้าต่อสัญญากลางเดือน

ถ้าสัญญาเดิมสิ้นสุดและสัญญาใหม่เริ่มในเดือนเดียวกัน ระบบจะป้องกันไม่ให้ค่าเช่าเต็มเดือนถูกเรียกซ้ำสองครั้ง ระบบยังไม่แบ่งค่าเช่าตามจำนวนวันสำหรับกรณีนี้

ออกบิลอัตโนมัติได้เมื่อครบทุกข้อ

• สัญญาใหม่เริ่มวันถัดจากวันสิ้นสุดของสัญญาเดิม และ รับช่วงแล้ว
• สัญญาเดิมต้องเริ่มก่อนเดือนที่กำลังออกบิล และสัญญาใหม่ต้องสิ้นสุดหลังเดือนนั้น
• ค่าเช่า เงินประกัน เงื่อนไขค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าปรับล่าช้า และบริการประจำเหมือนเดิม
• ผู้เช่าหลักและผู้เช่าร่วมเป็นชุดเดิมทั้งหมด
• ไม่มีการต่อสัญญาหลายทอดในเดือนเดียวกัน
• ห้องยังไม่ได้เปลี่ยนไปใช้การเรียกเก็บแบบรอบ

เมื่อครบ ระบบออกใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวและผูกไว้กับสัญญาใหม่ ถ้าสัญญาใหม่ยังไม่ถึงวันเริ่ม หน้า สร้างรอบบิลใหม่ จะแจ้ง รอสัญญาใหม่เริ่ม พร้อมวันเริ่ม เมื่อถึงวันเริ่มให้รับช่วงสัญญา แล้วกลับมา เพิ่มเข้ารอบ ถ้าถึงวันเริ่มแล้วแต่ยังไม่ได้รับช่วง หน้านี้จะแจ้งให้รับช่วงก่อน แล้วจึงสร้างรอบอีกครั้ง ถ้าเดือนนั้นมีใบแจ้งหนี้อยู่กับสัญญาเดิมแล้ว ระบบจะไม่ออกใบซ้ำให้สัญญาใหม่

ถ้าไม่เข้าเงื่อนไข (เช่น ค่าเช่าหรือบริการเปลี่ยน ผู้เช่าร่วมไม่ตรงกัน หรือมีวันว่างระหว่างสัญญา) ห้องนั้นถูกกันออกจากการสร้างบิลอัตโนมัติ แต่ห้องอื่นยังสร้างรอบได้ตามปกติ

• หน้า สร้างรอบบิลใหม่ แสดง “ไม่สร้างบิลอัตโนมัติ … ห้อง” พร้อมวันสิ้นสุดของสัญญาเดิมและวันเริ่มของสัญญาใหม่
• ถ้าหน้าจอแจ้งว่าห้องนั้นเปลี่ยนเป็นการเรียกเก็บแบบรอบได้ ให้ทำตามที่หน้าจอแจ้ง ถ้าแจ้งว่ายังไม่มีวิธีเรียกเก็บอัตโนมัติสำหรับกรณีนี้ ให้ปรึกษาผู้จัดการหอพักหรือทีมสนับสนุน
• ระวัง: อย่าแก้วันที่ในสัญญาให้ไม่ตรงความจริงเพียงเพื่อให้ห้องเข้ารอบบิล วันที่ในสัญญาต้องตรงกับที่ตกลงกับผู้เช่า

ดูภาพรวมของรอบและใบแจ้งหนี้ได้ที่ รอบออกบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร และดู แก้สัญญาแล้วบิลเดิมจะเป็นอย่างไร เมื่อสงสัยว่าการเปลี่ยนสัญญากระทบใบเดิมหรือไม่