วิธีแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว

ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วแก้ทับโดยตรงไม่ได้ ให้แก้โดยยกเลิกใบเดิม สร้างฉบับทดแทนเป็นฉบับร่างที่คัดลอกจากใบเดิม แก้เฉพาะรายการที่ผิด แล้วออกบิลใหม่ ใบเดิมยังอยู่ในประวัติ

สิทธิ์ที่ต้องใช้: เจ้าของกิจการ หรือ ผู้จัดการหอพัก เท่านั้น

ลำดับที่เกิดขึ้น

ใบเดิม A → ยกเลิก A → สร้างฉบับทดแทน B (ฉบับร่าง) → แก้รายการที่ผิดใน B → ตรวจ → ออกบิล B

ใช้เมื่อไหร่ และก่อนเริ่มต้องมีอะไร

• ใบเดิมมีสถานะ รอชำระ เกินกำหนด หรือ ชำระแล้ว ฉบับร่างธรรมดาที่ยังไม่ออกไม่ต้องใช้วิธีนี้
• ตรวจ ประวัติการรับเงิน ของใบก่อน เพราะเงินที่ผูกกับใบเดิมอาจขวางการยกเลิก ดูหัวข้อ “เงินที่ผูกกับใบเดิม”
• ทราบว่ารายการไหนผิดและควรเป็นเท่าไร

แก้ใบแจ้งหนี้

1. ยกเลิกใบเดิม

1. เปิด รอบออกบิล เปิดรอบที่มีใบนั้น แล้วเลือก ดู/จัดการใบแจ้งหนี้ ที่ห้องที่ต้องการ
2. เลือก จัดการบิล แล้วเลือก แก้ไขใบแจ้งหนี้
3. กรอก เหตุผล แล้วเลือก ยืนยันยกเลิกใบแจ้งหนี้ ขั้นนี้ยกเลิกใบเดิมเท่านั้น ยังไม่มีฉบับใหม่

ใบเดิมแสดง “ใบแจ้งหนี้นี้ถูกยกเลิก” และเก็บอยู่ในประวัติ การแจ้งเตือน LINE ของใบเดิมที่ยังรอส่งจะหยุดส่ง แต่ข้อความที่ส่งไปแล้ว เรียกคืนไม่ได้

2. สร้างฉบับทดแทน

1. เปิดใบที่ยกเลิกแล้ว (ในรายการรอบอาจแสดง ต้องออกบิลใหม่) เลือก จัดการบิล แล้วเลือก สร้างฉบับใหม่ (วันครบกำหนดเดิม)
2. เลือก สร้างฉบับใหม่ ระบบสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับทดแทนเป็นฉบับร่าง

ฉบับทดแทนเริ่มจาก สำเนาของใบเดิม ใช้เลขที่ใบใหม่ และคง วันครบกำหนดเดิม ไว้ ระบบ ไม่คำนวณใหม่จากสัญญาปัจจุบัน ไม่ว่าสัญญาจะถูกแก้ไปแล้วหรือไม่ จึงแก้เฉพาะสิ่งที่ผิด

3. แก้รายการที่ผิด

ในฉบับทดแทน ส่วน ใบแจ้งหนี้ฉบับทดแทน มีกล่อง แก้ไขยอดรายการ

1. ที่รายการที่ต้องแก้ กรอก ยอดใหม่ (บาท) หรือถ้าเป็นบริการที่ไม่ควรเก็บ ให้เลือก ลบรายการนี้
2. กรอก เหตุผลที่แก้ไข เป็นช่องบังคับ แล้วดูยอดรวมตัวอย่าง
3. เลือก บันทึกการแก้ไขรายการ แล้วตรวจ ประวัติการแก้ไขรายการ ซึ่งแสดงยอดก่อนและหลังของทุกรายการ

4. ออกบิลและส่ง

1. ตรวจยอดรวมและรายการ แล้วเลือก ออกบิลห้องนี้ และ ยืนยันออกบิล
2. การแก้ไข ไม่ส่งใบใหม่ให้ผู้เช่าเอง ถ้าต้องส่ง ให้เลือก จัดการบิล แล้ว ส่ง LINE ตามปกติ

แก้อะไรได้ และแก้อะไรไม่ได้

รายการ	ทำได้อย่างไร
ค่าเช่า	เปลี่ยนยอด ยอดต้องมากกว่า 0 และต่างจากเดิม
บริการที่มีอยู่ในใบ	เปลี่ยนยอด หรือ ลบรายการนี้
ค่าน้ำหรือค่าไฟแบบเหมาจ่าย	เปลี่ยนยอดได้ในที่ที่ใบแสดงช่องยอดใหม่
ค่าน้ำหรือค่าไฟที่คิดจากมิเตอร์	แก้ยอดตรง ๆ ไม่ได้ ให้แก้เลขมิเตอร์ ดู วิธีแก้เลขมิเตอร์หลังออกบิล
ค่าน้ำหรือค่าไฟที่ผู้เช่าจ่ายกับผู้ให้บริการโดยตรง	ไม่มีในการคำนวณของใบนี้ ไม่ต้องแก้

ไม่รองรับ: เพิ่มรายการใหม่ ส่วนลด เครดิต เดบิต การปรับยอดอิสระ เปลี่ยนวันครบกำหนด เปลี่ยนช่วงบิลหรือเดือน เปลี่ยนสัญญา และเปลี่ยนรอบออกบิล การแก้ยอดรายการทำได้เฉพาะฉบับทดแทนที่ยังเป็นฉบับร่าง ถ้าต้องการรายการที่ไม่มีในใบเดิม ให้หยุดและปรึกษาฝ่ายช่วยเหลือ อย่าหาทางอ้อมด้วยการแก้สัญญาหรือวันที่

เงินที่ผูกกับใบเดิม

ก่อนยกเลิกใบเดิม เงินที่ผูกกับใบต้องเคลียร์ตามชนิดของเงินก่อน ระบบไม่ให้ยกเลิกใบที่ยังมีเงินผูกอยู่

เงินที่ผูกกับใบ	ต้องทำอะไรก่อน
รายการ รอตรวจสอบ	ตรวจให้จบที่ ตรวจสอบการชำระเงิน โดยเลือก ยืนยันการชำระ หรือ ข้อมูลไม่ถูกต้อง ดู ตรวจสอบการชำระเงินและสลิป
เงินที่รับจริงและ ยืนยันแล้ว (เงินสด โอน QR)	ยกเลิกรายการรับเงินนั้นก่อนตาม วิธียกเลิกการรับชำระ การยกเลิกใน PakPak ไม่คืนเงินจริง
การนำ ค่าเช่าล่วงหน้า มาใช้กับใบ	ยกเลิกการใช้ด้วยขั้นตอนของค่าเช่าล่วงหน้าก่อน เมื่อรายการเข้าเงื่อนไข ดู วิธีนำค่าเช่าล่วงหน้าไปใช้
การหัก เงินประกัน จากการสรุปเงินประกันที่เสร็จแล้ว	ขณะนี้ยกเลิกไม่ได้ ดู สรุป หัก และคืนเงินประกัน

ระวัง: การหักเงินประกันจากการสรุปที่เสร็จสิ้นแล้วเป็นรายการสุดท้าย ขณะนี้ไม่มีขั้นตอนย้อนกลับ ใบแจ้งหนี้ที่มีรายการนี้อยู่จึงอาจ แก้ด้วยวิธีนี้ไม่ได้ ให้หยุด ไม่ลบหรือแก้ประวัติ และปรึกษาฝ่ายช่วยเหลือ

ในรายละเอียดใบ รายการที่นำเงินที่ถืออยู่มาใช้ อาจแสดงวิธีชำระด้วยข้อความทางเทคนิค และ ยกเลิกรายการรับเงิน ที่รายการเหล่านั้นไม่ได้ผล ให้ตรวจชื่อรายการในหน้า ตรวจสอบการชำระเงิน ซึ่งแสดง หักจากค่าเช่าล่วงหน้า หรือ หักจากเงินประกัน

ทำไมแก้ไม่ได้?

อาการ	สาเหตุที่เป็นไปได้	ทำต่ออย่างไร
ไม่มี แก้ไขใบแจ้งหนี้ ใน จัดการบิล	ไม่ใช่เจ้าของกิจการหรือผู้จัดการหอพัก หรือใบยังเป็นฉบับร่าง	ให้ผู้จัดการหอพักทำ ฉบับร่างธรรมดาแก้ในขั้นตรวจก่อนออกบิล
เมนูบอกว่าต้องยืนยันหรือปฏิเสธรายการรอตรวจก่อน	มีรายการ รอตรวจสอบ	ตรวจรายการนั้นก่อน
เมนูบอกให้ยกเลิกรายการรับเงินก่อน หรือบอกว่ามีการชำระที่ยืนยันแล้ว	มีเงินที่ยืนยันแล้วผูกกับใบ	ตรวจ ประวัติการรับเงิน แล้วจัดการตามตารางด้านบน
ยกเลิกไม่สำเร็จ ข้อความว่ามีประวัติการเงินที่ยังแก้ไม่ได้	ยังมีเงินผูกกับใบ เช่น การหักเงินประกันที่ย้อนไม่ได้	หยุดและตรวจตามตาราง ถ้าเป็นเงินประกัน ให้ปรึกษาฝ่ายช่วยเหลือ
ใบที่ยกเลิกแล้วไม่มีปุ่ม สร้างฉบับใหม่ (วันครบกำหนดเดิม)	มีฉบับทดแทนแล้ว	เลือก ดูใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ จาก จัดการบิล
ยอดรายการแก้ไม่ผ่าน	ยอดเท่าเดิม ค่าเช่าเป็น 0 ทศนิยมเกิน 2 ตำแหน่ง หรือข้อมูลเปลี่ยนไปแล้ว	แก้ยอดให้ถูก โหลดข้อมูลใหม่แล้วแก้อีกครั้ง
ออกบิลฉบับทดแทนไม่ได้	มิเตอร์ยังไม่ครบ หรือเลขก่อนหน้าเปลี่ยน	ดู วิธีแก้เลขมิเตอร์หลังออกบิล

หลังแก้แล้ว

ตรวจว่าใบใหม่แสดงยอดและรายการที่ตั้งใจ ใบเดิมเป็น ยกเลิก หากต้องส่งใบใหม่ ให้ส่งฉบับทดแทนตามปกติ ข้อความของใบเดิมที่ส่งไปแล้วเรียกคืนไม่ได้ ถ้าการแก้ใบเกิดจากการเปลี่ยนสัญญา ให้ดู แก้สัญญาแล้วบิลเดิมจะเป็นอย่างไร ถ้าผู้เช่าจ่ายไปแล้วตามใบเดิมและต้องคืนเงินจริง การคืนเงินเป็นงานนอก PakPak แยกต่างหาก