เงินรับจริงกับการใช้เงินที่ถือไว้ต่างกันอย่างไร

ยอดค้างของใบแจ้งหนี้ลดลงได้สองแบบ แบบแรกคือผู้เช่าจ่ายเงินเข้ามาใหม่ แบบที่สองคือนำเงินที่หอพักถืออยู่ตามที่บันทึกในสัญญานั้นมาใช้ ทั้งสองแบบทำให้ใบชำระได้ แต่มีเงินสดหรือเงินโอนเข้ามาใหม่เฉพาะแบบแรก

เงินรับจริงจากภายนอก

ผู้เช่าจ่ายเงินสด โอนเงิน หรือ QR แล้วบันทึกใน PakPak ตาม วิธีบันทึกการชำระเงิน หรือผ่านการตรวจสลิป เป็น เงินใหม่ที่เพิ่งรับจากผู้เช่า รายการแสดงวิธีชำระ เช่น เงินสด โอนเงิน ในหน้า ตรวจสอบการชำระเงิน

การใช้เงินที่ถืออยู่ในสัญญา

นำเงินที่รับไว้ก่อนหน้ามาหักใบแจ้งหนี้ของสัญญาเดียวกัน เช่น หักจากเงินประกัน จากการสรุปเงินประกัน หรือ หักจากค่าเช่าล่วงหน้า จาก การนำค่าเช่าล่วงหน้าไปใช้ ยอดค้างของใบลดลง แต่ ไม่มีเงินใหม่เข้ามาในตอนนั้น เงินเข้ามาแล้วตอนที่รับเงินประกันหรือค่าเช่าล่วงหน้าไว้

เปรียบเทียบ

	เงินรับจริงจากภายนอก	การใช้เงินที่ถืออยู่แล้ว
ตัวอย่าง	เงินสด โอน QR	หักจากเงินประกัน หักจากค่าเช่าล่วงหน้า
มีเงินรับเข้ามาใหม่ในตอนนั้นไหม	มี	ไม่มี ใช้เงินเดิมที่ถือไว้
ยอดค้างของใบ	ลดลง	ลดลง
ถ้าบันทึกผิด	ยกเลิกการรับชำระ ดู วิธียกเลิกการรับชำระ	ย้อนจากแหล่งเงิน ค่าเช่าล่วงหน้าย้อนได้เมื่อเข้าเงื่อนไข การหักเงินประกันจากการสรุปที่เสร็จแล้วขณะนี้ย้อนไม่ได้

การยกเลิกการรับชำระ กับการย้อนการใช้เงินที่ถือไว้ เป็นคนละขั้นตอนและไม่ใช้แทนกัน

สิ่งที่ไม่ใช่เงินรับใหม่

• การโอนเงินที่ถืออยู่จากสัญญาเดิมไปสัญญาใหม่ เช่นเงินประกันที่ย้ายตามตอนต่อสัญญา หรือค่าเช่าล่วงหน้าที่โอนต่อ เป็นการย้ายยอดเงินที่ถืออยู่จากสัญญาเดิมไปผูกกับสัญญาใหม่ ไม่มีเงินเข้าใหม่ ดู จัดการค่าเช่าล่วงหน้าที่เหลือเมื่อจบสัญญา
• การคืนเงิน เป็นบันทึกว่าจ่ายเงินคืนผู้เช่าแล้ว ไม่ใช่การรับเงิน ดู สรุป หัก และคืนเงินประกัน
• การใช้ค่าเช่าล่วงหน้า ตามที่อธิบายใน วิธีนำค่าเช่าล่วงหน้าไปใช้

อ่านตัวเลขในรายงานให้ถูก

ในหน้า ภาพรวมทุกสาขา ช่อง ยอดที่ชำระแล้ว รวม ทั้ง เงินรับจริงและการนำเงินประกันหรือค่าเช่าล่วงหน้าที่ถืออยู่มาใช้กับใบ หน้าจอระบุว่า “ไม่ใช่เงินที่รับใหม่ทั้งหมด” ดังนั้น ยอดนี้ ไม่เท่ากับ เงินสดหรือเงินโอนที่รับใหม่ทั้งหมด

ต้องการรู้	ดูที่ไหน
ใบแจ้งหนี้ถูกชำระไปเท่าไรรวมทุกแหล่ง	ยอดที่ชำระแล้ว ในหน้า ภาพรวมทุกสาขา
เงินที่รับใหม่จริง ๆ ในแต่ละเดือน	แผนภูมิ ยอดเก็บรายเดือน ในหน้า ภาพรวมสาขา ซึ่งนับเฉพาะเงินรับจริงที่ยืนยันแล้ว ไม่รวมการหักจากเงินประกันหรือค่าเช่าล่วงหน้า
ที่มาของแต่ละรายการ	แท็บ ยืนยันแล้ว ใน ตรวจสอบการชำระเงิน ซึ่งรายการที่ใช้เงินที่ถืออยู่แสดงว่า หักจากเงินประกัน หรือ หักจากค่าเช่าล่วงหน้า

ถ้ายอดชำระเพิ่มแต่เงินสดหรือเงินโอนไม่เข้า ให้ตรวจว่ามีการนำเงินที่ถืออยู่มาใช้กับใบหรือไม่ก่อน ก่อนสรุปว่ามีรายการเงินรับผิด

เงินจองก่อนมีสัญญา

เงินจริงที่รับตอนจองบันทึกใน เงินจอง โดยยังไม่ชำระใบแจ้งหนี้ เมื่อสร้างสัญญาแล้วนำไปเป็นเงินประกันหรือค่าเช่าล่วงหน้า เป็นการโอนเงินที่ถืออยู่แล้ว ไม่ใช่เงินรับใหม่ หากคืนเงินคือเงินจ่ายออก ส่วนการริบเป็นการเปลี่ยนเงินที่ถืออยู่เป็นรายได้อื่น ไม่เพิ่มเงินรับซ้ำ

ดูยอดสะสมและเงินจองค้างหลังยกเลิกหรือไม่มาตามนัดที่ ตรวจสอบการชำระเงิน → เงินจองและยอดค้างจัดการ รายงานนี้แยกจากรายการรับชำระใบแจ้งหนี้และรายงานค่าเช่า ดู ขั้นตอนจัดการเงินจอง